Toolkit für die Cloud-Einführung
Die Ressourcen, die du für einen erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementplan brauchst
Der Atlassian-Leitfaden für Einführungs- und Änderungsmanagement
In diesem Leitfaden werden wir bewährte Methoden und Tipps für die erfolgreiche und skalierbare Einführung von Atlassian Cloud in deinem Unternehmen vorstellen, damit du die Arbeitsweise deiner Teams nachhaltig verändern kannst. Du erfährst, wie du deine Vision festlegst, dein Kernteam zusammenstellst, Erfolgsmetriken definierst, Executive Sponsors gewinnst, eine Community aus Power-Usern aufbaust, eine Kommunikationsstrategie entwirfst und effektive Schulungen und Support bereitstellst.
Warum Änderungsmanagement für dein Unternehmen wichtig ist
Unsere Kunden nutzen Atlassian für erfolgskritische Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen. Während sie an ihrer digitalen Transformation arbeiten und agile Arbeitsweisen einführen, verlagern viele ihre vorhandenen Tools zu Atlassian Cloud, um die Effektivität ihrer IT zu stärken. Dabei sinkt der Overhead, sie können Infrastrukturausgaben anderweitig verwenden, die Benutzerproduktivität steigern und sich dank integrierter Sicherheit und Compliance sorgenfrei fühlen.
Damit sich die Cloud amortisiert, reicht es nicht, ein Abonnement zu erwerben, sondern Teams müssen Atlassian Cloud auch aktiv im Alltag verwenden. Der Erfolg deiner Cloud-Initiative hängt davon ab, dass deine Teams neue Tools annehmen und nutzen.
Deshalb musst du dein Unternehmen mit einem effektiven Änderungsmanagementplan auf langfristigen Erfolg ausrichten. Von der Unterstützung der Stakeholder bis hin zur Schulung der Benutzer kann ein gut durchdachter Änderungsmanagementplan den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Atlassian-Produkte zum ersten Mal einzuführen, Benutzer von unseren selbstverwaltet Produkten in die Cloud zu migrieren oder Änderungsinitiativen umzusetzen. Also fangen wir an.
Dauerhafte Veränderung gelingt nicht über Nacht
Zugegeben, Veränderungen sind manchmal anstrengend. Egal, ob ein neues Tool oder ein neuer Ablauf, gefühlt ändert sich ständig irgendetwas. Berücksichtige das beim Erstellen deines Plans für den Rollout einer neuen Änderung, egal in welchem Team – nicht nur in den Bereichen Technologie und Software. Damit Änderungen möglichst reibungslos ablaufen, müssen alle Komponenten aufeinander abgestimmt sein. Das bedeutet, dass die Menschen, die Prozesse und die Tools harmonisch zusammenarbeiten müssen, um Veränderungen zu erreichen und sicherzustellen, dass sie von Dauer sind.
Dauerhafte, systematische, nachhaltige Veränderung – was wir "dauerhafte Einführung" nennen – erfordert Einsatz. Du verbringst vielleicht den Großteil deiner Zeit damit, sicherzustellen, dass unsere Produkte aus technischer Sicht funktionieren – aber es ist genauso wichtig, dass deine Teams die bereitgestellten Tools tatsächlich nutzen (und Spaß daran haben). Bei der Einführung geht es nicht nur darum, Services zu ermöglichen, sondern darum, mit deiner Organisation auf Erfolgskurs zu gehen und deinen Teams effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Vorteile eines erfolgreichen Einführungs- und Änderungsmanagementprogramms
Ein erfolgreiches Einführungs- und Änderungsmanagementprogramm bietet viele Vorteile – hier die drei wichtigsten:
1. Zeit und Geld sparen
Wenn du als Teil deines umfassenden Migrationsplans auch die Einführung sowie das Änderungsmanagement planst und den Rollout mit Bedacht durchführst, kannst du nachhaltige Veränderungen erzielen. Hat dein Plan Lücken, musst du den Rollout später möglicherweise wiederholen, wenn sich deine Teams nicht an die Veränderung anpassen.
2. Schatten-IT reduzieren
Durch die strategische Einführung von Atlassian-Produkten wissen deine Teams genau, wie und wann sie ein bestimmtes Atlassian-Produkt für ihre abteilungsspezifischen Anwendungsfälle verwenden sollten. Wenn ihre technologischen Anforderungen erfüllt werden, sie Zugang zu geeigneten Schulungsmaterialien haben und sie über einen Feedback-Kanal verfügen, um Verbesserungen vorzuschlagen, werden sie weniger wahrscheinlich eigene Instanzen von Atlassian-Produkten kaufen und einrichten oder Services nutzen, die von der IT nicht genehmigt wurden. So vermeidest du Probleme rund um Technik, Abrechnung und Sicherheit, die mit Schatten-IT einhergehen.
TIPP: Wenn du Schatten-IT aufdecken möchtest, kannst du die automatische Produkterkennung nutzen. Sie ist Teil der Atlassian Access- und Cloud Enterprise-Abonnements.Mit der automatischen Produkterkennung können Organisationsadministratoren von Benutzern erstellte Atlassian Cloud-Instanzen in ihrer Organisation finden und deren Administratoren sowie die Anzahl ihrer Benutzer ermitteln.Organisationsadministratoren können sich auch an den Besitzer der Instanz wenden, um Produkte und Daten in die offizielle Produktinstanz der Organisation zu übernehmen.
3. Steigere die Produktivität
Wenn du über einen Änderungsmanagementplan mit den richtigen Schulungsressourcen und Support verfügst, können deine Benutzer ab dem ersten Tag reibungslos arbeiten. Anstatt Zeit mit der Suche nach neuen Anmeldedaten oder Unterlagen zu verschwenden, können sie sich auf ihre wichtigsten Geschäftsziele konzentrieren.
Häufige Hindernisse für eine erfolgreiche Einführung
Angesichts der vielversprechenden Vorteile könnten man glauben, dass die Änderung organisch vonstattengehen wird. Einige der häufigsten Hindernisse für die erfolgreiche Einführung neuer Produkte sind:
- Trägheit und allgemeiner Widerstand gegen Veränderungen
- Geschäftsziele und IT-Ziele decken sich nicht
- Unzureichendes Sponsoring von wichtigen Führungskräften
- Verwirrung (Wann passiert was?)
- Vorteile werden den Benutzern nicht nähergebracht (Was bringt mir das?)
- Es sind zu viele Tools verfügbar und es gibt keine klaren Richtlinien, wann welche Tools verwendet werden sollten.
Um die zuvor genannten Vorteile zu nutzen und diese häufigen Fallstricke zu vermeiden, benötigst du einen Änderungsmanagementplan. Ein Änderungsmanagementplan sorgt dafür, dass deine Teams über die Art, den Grund und den Ablauf der Änderung Bescheid wissen und dass sie über die nötigen Kenntnisse und Ressourcen zur erfolgreichen Umsetzung verfügen. Der Rest dieses Leitfadens enthält eine Anleitung mit Empfehlungen, wie du dich auf Änderungen vorbereitest und deine Teams langfristig auf Erfolgskurs bringst.
TIPP: Zur Unterstützung beim Organisieren deiner digitalen Transformation und Umsetzen der Änderungsmanagementstrategien, die wir in diesem Leitfaden besprechen, empfehlen wir dir unsere Vorlage für einen Änderungsmanagementplan. Diese Vorlage führt dich durch die Planung um Umsetzung deiner Cloud-Migration und stellt sicher, dass alle relevanten Stakeholder auf dem Laufenden und involviert sind. Indem du diese Vorlage verwendest und die Best Practices befolgst, kannst du zu einer reibungslosen Cloud-Umstellung beitragen und die Vorteile deiner Atlassian-Investition maximieren.
Schritt 4: Umfang des Rollouts bestimmen
Wenn du von Atlassian Server oder Data Center migrierst, hast du wahrscheinlich bereits eine Migrationsstrategie für die Einführung festgelegt. Wenn du dich zum Beispiel für eine phasenweise Migrationsstrategie entschieden hast, wirst du einen graduellen Rollout umsetzen, bei dem ein Team nach dem anderen passend zur Migration die neuen Lösungen erhält. Wenn du hingegen eine Lift-and-Shift-Migration durchführst, kannst du dich für einen Rollout nach dem Urknall-Prinzip – also bei allen Benutzern gleichzeitig – entscheiden.
TIPP: Wenn du mehr als 1.000 Benutzer migrierst, kontaktiere uns für eine Beratung zu deinem Migrationsansatz.Deine Migrationsstrategie ist ein wichtiger Input, der benötigt wird, bevor du mit der Planung der Einführung beginnst.
Urknall-Prinzip
Beim Urknall-Prinzip erfolgt der Rollout im gesamten Unternehmen gleichzeitig. Das könnte Teil einer umfassenderen digitalen Transformation oder einer Initiative zur Arbeitsweise oder vielleicht eines Führungswechsels mit einem unternehmensweiten Mandat sein. Im Allgemeinen erfordert das Urknall-Prinzip mehr Vorbereitung und Koordination und bietet weniger Gelegenheiten, zu lernen und sich anzupassen. Deshalb setzen die meisten Organisationen auf einen graduellen Rollout.
Stufenweiser Rollout
Ein gradueller Rollout findet Abteilung nach Abteilung statt. Du kannst ihn in einigen Abteilungen gleichzeitig ausführen, aber nicht simultan für alle Teams wie beim Urknall-Prinzip. Das ist der gängigste Ansatz, für den sich unsere Kunden entscheiden. Sie setzen den Rollout in einigen Abteilungen erfolgreich um, zunächst meist nur mit einem oder zwei Versuchsteams, und übertragen die dabei gewonnenen Erkenntnisse auf die nächste Phase der Einführung.
Abteilungen priorisieren
Wenn du dich für einen graduellen Rollout entscheidest, musst du priorisieren, in welchen Abteilungen du die Änderung zuerst umsetzen wirst. Ein bekanntes Muster ist die Einführung in Abteilungen, die häufig miteinander zusammenarbeiten, damit alle Benutzer die gleichen Tools zur gleichen Zeit verwenden und Teams zusammenarbeiten können, um die neuen Prozesse zu normalisieren. Das wird dir auch helfen, später Anwendungsfälle zu priorisieren (siehe Schritt 5). Du kannst auch Teams oder Abteilungen in Betracht ziehen, die den Ruf haben, offen für Veränderungen zu sein, sodass du zu Beginn auf weniger Widerstand stößt.
Egal, für welchen Ansatz du dich entscheidest, beachte immer die Änderungsformel:
- Wer ist betroffen?(Mitarbeiter)
- Wie sind sie betroffen? Was wird sich ändern? (Prozess)
- Welche Tools werden verwendet? (Werkzeuge)
Sobald du das Wer, Wie und Was geklärt hast, musst du dich für einen Zeitpunkt entscheiden. Dafür gibt es keinen Standardzeitplan – Rollouts können Wochen und sogar Monate dauern. Die Zeitpläne werden je nach Umfang des Rollouts, den Ressourcen des Projektteams und anderen konkurrierenden Prioritäten in deiner Organisation unterschiedlich sein. Du musst auch andere geplante Änderungen berücksichtigen, um zu entscheiden, ob der richtige Zeitpunkt für den Rollout gekommen ist oder ob du besser wartest, bis der Rollout im Mittelpunkt stehen kann.
Schritt 6: Schulungs- und Support-Plan erstellen
Du hast Anwendungsfälle ermittelt und weißt, welche Produkte deine Teams dazu jeweils verwenden werden. Jetzt musst du bestimmen, wie deine Teams im Umgang mit den Tools geschult werden sollen. Vergiss nicht, zusätzlich zur Benutzerschulung darüber nachzudenken, wie du deine IT-Abteilung schulen wirst, damit sie die Tools unterstützen kann.
Denke daran, dass jeder anders lernt. Manche lesen gerne, manche sehen sich lieber Videos an und manche bevorzugen Inhalte zum Anhören. Achte bei der Entwicklung von FAQs darauf, nicht nur Text, sondern auch Screenshots, Gifs und/oder Videos einzubeziehen, in denen die Unterschiede erklärt werden, mit denen die Nutzer rechnen können.
Die meisten Benutzer verwenden unsere Produkte überwiegend dafür, Jira-Vorgänge und/oder Confluence-Seiten zu erstellen und zu bearbeiten. Konzentriere dich deshalb darauf, Benutzer über Änderungen an diesen häufigen Aufgaben aufzuklären.Du kannst Benutzer zu unseren Produktübersichten weiterleiten, um schnell die Unterschiede zwischen selbstverwalteten und Cloud-Angeboten von Jira Software, Confluence und Jira Service Management zu verdeutlichen.
Nach der ersten Schulung werden deine Teams wahrscheinlich Fragen haben und fortlaufende Unterstützung benötigen. Du kannst einen Teams- oder Slack-Channel einrichten, in dem Mitarbeiter Hilfe erhalten und Fragen stellen können. Deine Champions-Community wird sich hier als nützlich erweisen, da sie sich zusätzlich zu deinem IT-Supportteam um den Kanal kümmern kann.
TIPP: Die Einrichtung eines Schulungsprogramms kann zeitaufwendig sein und du fragst dich vielleicht, welche Inhalte es bieten sollte. Um dir den Einstieg zu erleichtern, haben wir diesen Leitfaden erstellt. Er beinhaltet wichtige Änderungen, die vor der Veröffentlichung besprochen werden müssen, und befasst sich mit Themen, zu denen wir häufig Fragen von Benutzern erhalten.
So bestimmst du Champions
Großartig, du möchtest eine Champion-Community aufbauen! Aber wie findest du die richtigen Leute für den Job? Auch wenn du vielleicht schon einige potenzielle Champions im Kopf hast, ist es eine gute Idee, diese Übung durchzugehen, damit du niemanden vergisst. Das ist besonders wichtig, wenn du Champions aus bestimmten Abteilungen rekrutieren möchtest, in denen du nicht viele persönliche Verbindungen hast. Hier können Audit-Protokolle helfen.
Audit-Protokolle verfolgen Aktivitäten innerhalb eines Produkts und können dir helfen, Champions zu benennen, angefangen bei Power-Usern. Verwende Audit-Protokolle, um nach Benutzern zu suchen, die häufig wichtige produktinterne Aktionen ausführen, z. B. das Einloggen in ihr Konto, das Erstellen eines Jira-Vorgangs oder das Bearbeiten einer Confluence-Seite:
Einstellungen > System > Audit-Protokoll
TIPP: In unserer Support-Dokumentation erfährst du mehr über Audit-Aktivitäten in Jira-Anwendungen und in Confluence Cloud.
Organisationen mit mehreren Atlassian-Produkten können ähnliche Suchanfragen mithilfe unternehmensweiter Audit-Protokolle durchführen, die Daten aller Cloud-Produkte in einer einzigen Ansicht anzeigen. Von deiner Organisation unter admin.atlassian.com gehst du zu Sicherheit > Überwachung > Audit-Protokoll, um nach wichtigen produktinternen Aktionen zu suchen, wie zum Beispiel:
In Konto eingeloggt
Jira-Vorgang erstellt
Confluence-Seite bearbeitet
HINWEIS: Um auf unternehmensweite Audit-Protokolle zugreifen zu können, benötigst du ein aktives Abonnement von Atlassian Access, das in allen Enterprise-Tarifen enthalten ist oder separat erworben werden kann. Um von Benutzern erstellte Aktivitäten mit unternehmensweiten Audit-Protokollen nachzuverfolgen, benötigst du einen Enterprise-Tarif.
1. Veränderung = Mitarbeiter + Prozess + Tools
Menschen stehen im Mittelpunkt – viele Veränderungsinitiativen scheitern, weil sie sich nur auf Prozesse oder Tools konzentrieren und den Faktor Mensch ignorieren. Es ist wichtig, darüber nachzudenken, wie sich diese Änderung auf Teams auswirken wird und wie die Auswirkungen je nach Rolle, Position oder Abteilung variieren können. Mache allen Teammitglieder klar, wie sie von der Änderung profitieren. Jeder Mitarbeiter sollte interessiert sein und verstehen, wie diese Änderung dazu beitragen wird, seinen Alltag zu verbessern.
2. Einführungen sind laufende Prozesse und gelingen nicht über Nacht
Wenn du deine E-Mails mit der Ankündigung der Änderung versendet hast, fängt deine Arbeit erst an. Es wird einige Zeit dauern, bis Mitarbeiter die Änderung entgegennehmen, akzeptieren und sich daran anpassen. Berücksichtige das bei der Erstellung deines Kommunikationsplans – es wird einige Mitteilungen brauchen, bis jeder die Änderung verstanden hat. Außerdem wirst du im Laufe der Zeit unterschiedliche Technologien nutzen. Halte die Benutzer also auf dem Laufenden.
TIPP: Wenn du bereits einen Newsletter für die IT oder neue Arbeitsweisen, eine Intranet-Präsenz oder einen Slack/MS Teams-Kanal hast, kannst du darin monatliche Tipps und Tricks, neue Features und Schulungsmöglichkeiten vorstellen.
3. Benutzer abholen
Zeige den Benutzern, wie sie die neuen Produkte in ihre aktuellen Arbeitsabläufe integrieren können, und verdeutliche, was sie ersetzen werden (Prozess und/oder Technologie). Wenn du Zielanwendungsfälle und deinen Kommunikationsplan erstellst, solltest du das unbedingt berücksichtigen. Durch die Verbindung der neuen Tools und/oder Prozesse mit bestehenden Workflows wird die Änderung für Teams weniger abschreckend wirken. Am wichtigsten ist, dass du während des gesamten Prozesses einfühlsam bist.
TIPP: Indem du zeigst, wie sich neue Atlassian-Tools wie Jira Software in die bestehenden Tools und Systeme deiner Teams wie Slack integrieren lassen, wird die Änderung weniger drastisch erscheinen und Teams können besser verstehen, wie die neuen Tools in ihre täglichen Arbeitsabläufe passen und diese verbessern. Hier erfährst du mehr über Integrationen.
4. Führungskräfte als Stimmungsmacher
Wenn du deinen Rollout planst, binde Führungskräfte und Teamleiter mit ein. Wenn sie sich für die Änderung aussprechen, kann das dazu führen, dass sie in der gesamten Organisation bereitwilliger angenommen wird. Zusätzlich zu deinen formellen Executive Sponsors kannst du weitere Führungskräfte als Befürworter der Änderung heranziehen. Es kann schon reichen, wenn sie die Ankündigung an ihre Abteilungen weiterleiten, um ihr Engagement und ihre Unterstützung zu zeigen. Wir empfehlen auch, eine Schulung speziell für Führungskräfte zu veranstalten, damit sie nachvollziehen können, wie sich die Änderung auf ihre Teams auswirkt.
5. Champion-Community rechtzeitig aufbauen
Indem du deine Community aus Champions frühzeitig aufbaust, können sie durch ihren Enthusiasmus und ihr Fachwissen die Einführung in ihren Organisationen anstoßen, was den Rollout beschleunigt. Dazu kannst du beispielsweise ein frühes Pilotprojekt oder eine Vorschau für Champions starten und sie ihre Teams als erste onboarden lassen. Dadurch bekommst du ein Gespür dafür, was gut funktioniert und was für den allgemeinen Rollout noch angepasst werden muss.
6. Den Prozess unterhaltsam gestalten
Wenn es angemessen ist, dann gestalte den Prozess unterhaltsam. Schüre bei den Teams Begeisterung für die Änderungen und neuen Tools. Ein paar Ideen zur Gamifizierung der Einführung:
- Nutzung zu einem Wettbewerb zwischen Abteilungen machen
- Wettbewerb für den kreativsten Anwendungsfall ausrufen
- Anwendungsfälle/Erfolge in einem monatlichen Newsletter präsentieren
7. Taten sagen mehr als tausend Worte
Wenn du neue Benutzer onboardest, ist es immer besser, ihnen die Vorteile zu zeigen, anstatt nur davon zu erzählen. Wenn du deinen Trainingsplan aufstellst, überlege, wie du über die Massenkommunikation hinausgehen und anfangen kannst, den Wert der neuen Tools zu demonstrieren. Denke über Folgendes nach:
- Veranstalte Lunch and Learns für Benutzer, bei denen sie die Produkte in der Praxis ausprobieren können.
- Ziehe abteilungsspezifische Schulungen in Betracht, um die Benutzer mit ihren spezifischen Anwendungsfällen vertraut zu machen (idealerweise unter Leitung von Champions).
- Zeichne diese Sitzungen auf, damit sie in Zukunft von neu eingestellten Mitarbeitern angesehen werden können.
8. Der Feedbackkreislauf ist wichtig
Dieser Punkt ist sehr wichtig: Sorge bei deinem Rollout-Plan für einen Feedbackkreislauf und definiere einen Prozess zum Einholen von Feedback (Champions, Slack-/MS Teams-Kanal, Umfrage, Servicedesk-Ticket usw.). Ein guter Feedbackkreislauf hält dich in engem Kontakt mit deinen Benutzern, hilft dir ggf. bei der Kurskorrektur und gewährt dir Einblick in die Nutzung der Tools sowie die daraus resultierenden Geschäftsergebnisse.