Cloud 采用工具包
构建和执行成功的采用和变更管理计划所需的资源
Atlassian 的采用和变更管理指南
在本指南中，我们将介绍如何在您的组织中大规模成功推出 Atlassian Cloud 的最佳实践和提示，以便您可以推动团队工作和协作方式的持久变更。本指南涵盖了如何设定愿景、组建核心团队、定义成功指标、获得高管支持、培育高级用户社区、设计沟通策略以及建立有效的培训和支持。
为何变更管理对您的组织很重要
我们的客户依靠 Atlassian 为组织中的任务关键型业务流程提供支持。随着客户进一步实施数字化转型并采用敏捷的工作方式，许多客户发现自己将现有工具集迁移至 Atlassian Cloud，通过减少开销和重新安排基础架构成本来提升 IT 的影响力，提高用户工作效率，以及享受内置安全性和合规性所带来的安心。
若要实现云的投资回报，仅购买订阅是不够的，您需要团队积极使用 Atlassian Cloud 助力他们的日常工作。您的云计划能否成功取决于让您的团队采用并积极使用新工具。
这就是为何您需要通过有效的变更管理计划使您的组织做好长期成功的准备。从利益相关者的支持到用户培训，在首次采用 Atlassian 产品、将用户从我们的自行管理产品迁移到云或实施任何变更计划时，精心设计的变更管理计划可以起到重要作用。所以，我们来深入了解吧。
持久的变更需要付出努力
我们明白，我们都在一定程度上对变更感到疲倦。无论是需要使用新工具还是遵循流程，感觉有些事情总是在变更。在制定向任何团队推出任何新变更的计划时，必须考虑这一点——不仅仅是技术或软件的变更。为了尽可能地减少变更造成的摩擦，让所有组件朝着同一个方向移动会有所帮助。这意味着人员、流程和工具都需要和谐协作，才能实现变更并确保变更持续下去。
持久的变更——真正的、系统的、可持续的变更——我们称之为“持久采用”——需要付出努力。从技术角度来看，您可能会花费大部分时间来确保我们的产品正常运行，但同样重要的是要确保您的团队真正使用（并享受使用！）您部署的工具。采用不仅仅是服务实现，而是让组织取得长期成功，帮助您的团队提高工作效率，从而获得更好的业务成果。
成功的采用和变更管理计划的好处
成功的采用和变更管理计划有很多好处，以下是三大好处：
1. 节省时间和资金
制定采用和变更管理计划，将其作为全面迁移计划的一部分，并在推出时考虑周全，这将有助于使变更可持续。如果没有可靠的计划，如果您的团队无法适应变更，您可能会面临以后不得不重新推出的风险。
2. 减少影子 IT
通过战略性地推出 Atlassian 产品，您的团队将清楚地了解如何以及何时将给定的 Atlassian 产品用于其部门用例。如果他们的技术需求得到满足，他们可以获得适当的培训材料，并且有反馈渠道提出改进建议，那么他们就不太可能购买和启动自己的 Atlassian 产品实例，也不太可能在 IT 批准的服务之外进行协作。这意味着您可以避免与影子 IT 相关的技术、开票和安全问题。
提示：如果您想深入了解影子 IT，请查阅自动产品发现，订阅 Atlassian Access 或 Cloud Enterprise 即可获得。通过自动产品发现，组织管理员可以发现组织内存在的用户创建的 Atlassian Cloud 实例，查看这些产品的管理员是谁，以及有多少用户加入。组织管理员还可以联系实例负责人，将产品和数据整合到组织的官方产品实例中。
3. 提高工作效率
制定变更管理计划并提供适当的培训资源和支持，这样您的用户从第一天起就能够快速上手并运行，不会错过任何一个细节。用户无需浪费时间寻找新的登录详细信息或搜索文档，而是能够专注于他们的关键业务目标。
成功采用的常见障碍
如果好处如此之大，那么人们可能很容易认为这种变更要顺其自然发生。成功推出新产品的一些最常见的障碍是：
- 惯性和变更的一般阻力
- 业务目标未与 IT 目标整合
- 主要领导人的支持不足
- 混乱（我们什么时候做什么？）
- 未能向用户传达好处（对我有什么好处？）
- 可用工具太多，没有关于何时使用哪些工具的明确指南
要实现上述好处并避免这些常见的陷阱，您需要制定变更管理计划。您的变更管理计划将确保您的团队了解正在发生的变化、变化方式、原因和时间，并拥有取得成功所需的知识、技能和资源。本指南的其余部分将引导您完成在为变更做准备和帮助团队取得长期成功时我们推荐的步骤。
提示：为了帮助您组织数字化转型并应用我们将在本指南中介绍的变更管理策略，我们建议使用变更管理计划模板。该模板旨在引导您完成计划和执行向云迁移的过程，同时确保所有相关利益相关者都了解情况并参与其中。通过使用此模板并遵循最佳实践，您可以帮助确保平稳过渡到云并尽可能提高 Atlassian 投资的收益。
第 4 步：设定推出的范围
如果您要正在 Atlassian Server 或 Data Center 迁移，则可能已经设定了将决定如何向团队推出的迁移策略。例如，如果您已选择分阶段迁移策略，则将使用分阶段向相应团队逐一推出，以匹配迁移。另一方面，如果您正在进行直接迁移，您可以选择同时向所有用户大规模推出。
提示：如果您正在迁移 1000 多个用户，请联系我们，咨询您的迁移方法。您的迁移策略是开始计划采用之前所需的关键输入。
大规模推出
大规模推出表示使推出范围变大——您将同时在整个组织中推出。这可能是更广泛的数字化转型的一部分，也可能是工作方式计划，也可能是具有组织范围授权的领导层变更。通常，大规模推出需要更多的准备和协调，在此过程中学习和调整的机会更少，这就是为何我们看到越来越多的组织逐步推出的原因。
分阶段推出
分阶段推出表示您将逐个部门推出。您可能会决定同时向几个部门推出，但不会像大规模方式那样同时向每个团队推出。这是我们看到的客户选择的最常见的方法。许多客户已成功地推出到一些部门，通常从一两个试点团队开始，然后利用最初推出的经验为下一阶段的采用提供信息。
确定部门优先级
如果您决定逐步推出，则需要对首先实施变更的部门确定优先级。我们已经看到的一种模式是向经常相互协作的部门推出，以确保所有用户同时使用一组共享的工具，并且团队可以共同努力使新流程规范化。这也将有助于您稍后确定用例的优先级（详见第 5 步）。您可能还需要考虑那些出名的对变更持开放态度的团队或部门，这样一开始就会面临较少的阻力。
无论您选择哪种方法，务必考虑变更公式：
- 谁受到影响？（人员）
- 他们将如何受到的影响？什么内容将变更？（进程）
- 将使用什么工具？（工具）
一旦您指定了“谁”、“如何”和“什么”，就该决定时间了。我们看到不存在标准的时间线，有些推出可能需要数周，而另一些则可能需要数月。时间线会有所不同，具体取决于您的推出范围、项目团队资源以及组织中其他竞争优先级。另外，务必要考虑其他已计划的变更，这样您就可以确定这是否是推出的合适时机，或者等待能否提供更好的机会将推出作为核心重点。
第 6 步：制定培训和支持计划
现在您已经确定了用例，并知道您希望团队在每个用例中使用哪些产品，就该决定如何培训团队使用这些工具了。除了用户培训外，请勿忘记考虑如何培训您的 IT 部门以使其能够支持这些工具。
谨记每个人学习和吸收信息的方式各异，有些人喜欢阅读、有些人喜欢观看、另一些人喜欢听新信息。在制定常见问题时，不仅要包括文本，还要包括屏幕截图、gif 和/或视频，解释用户可能遇到的差异。
大多数用户将大部分时间花在产品内创建和编辑 Jira 事务和/或 Confluence 页面上，因此我们建议您将注意力集中在帮助用户应对这些最常见任务的变更上。您可以引导用户查看我们的产品概述，快速重点强调自行管理与云之间的差异：Jira Software、Confluence 和 Jira Service Management。
初步培训后，您的团队可能会有问题并需要持续的支持。考虑创建一个 Teams 或 Slack 渠道，人们可以在其中获得帮助和提问。您的倡导者社区会在这里派上用场，因为除了 IT 支持团队外，倡导者可以帮助监控渠道。
提示：设置培训计划可能很耗时，您可能会问要涵盖什么内容。首先，请查阅我们准备的这份指南。它包括发布前需要涵盖的重要变更，并涉及我们经常看到的用户提问的主题。
如何找出支持者
太棒了，您有兴趣建立支持者社区！但是，如何找到适合这份工作的合适人选呢？虽然您可能已经想到了一些潜在的支持者，但最好还是做下这个练习来确保您不会错过任何人。如果您想从您可能没有太多个人关系的特定部门招募支持者，这一点尤其重要。这是审核日志可以提供帮助的地方。
审核日志跟踪产品内发生的活动，有助于您找出支持者，首先从高级用户开始。使用审核日志搜索经常执行登录帐户、创建 Jira 事务或编辑 Confluence 页面等关键产品内操作的用户：
设置 > 系统 > 审核日志
提示：请查阅我们的支持文档，详细了解 Jira 应用和 Confluence Cloud 中的审核活动。
拥有多个 Atlassian 产品的组织可以使用组织范围内的审核日志进行类似的搜索，这些日志在单一视图中显示所有云产品的数据。从 admin.atlassian.com 上您的组织，转到“安全 > 监控 > 审核日志”，以搜索关键产品内操作，例如：
已登录帐户
已创建 Jira 事务
已编辑 Confluence 页面
备注：如需访问组织范围的审核日志，您需要 Atlassian Access 的有效订阅，该订阅包含在所有 Enterprise 计划中，也可以单独购买。使用组织范围的审核日志跟踪用户创建的活动仅适用于 Enterprise 计划。
1. 变更 = 人员 + 流程 + 工具
以人为本——许多变更计划之所以失败，是因为它们只关注流程或工具，而忽略了人的因素。重要的是要考虑这种变化将如何影响团队，以及影响可能如何因角色、资历或部门而异。请务必为每位团队成员阐明“对我有什么好处”。每位员工都应该投入精力，了解这种变更将如何帮助改善他们的日常工作。
2. 采用是一个持续的过程，不是一蹴而就
您在宣布变更的电子邮件上点击发送后，您的工作才刚刚开始。人们需要时间来确认、接受和适应变更。在制定沟通计划时，请考虑这一点，您可能需要进行多轮沟通才能接受变更。而且，您部署的技术也会随着时间的推移而发生变化，请务必让用户了解最新信息。
提示：如果您已经有 IT 或工作方式新闻简报、内联网状态呈现或 Slack/MS Teams 渠道，可以考虑包含每月提示和技巧、新功能重点和培训机会。
3. 随时随地与用户会面
向用户展示如何将新产品整合到他们当前的工作流中，并清楚地说明它将取代什么（流程和/或技术）。在制定目标用例和沟通计划时，一定要考虑到这一点。通过将新工具和/或流程连接到现有的工作流，这种变更对团队来说看起来就不那么严峻了。最重要的是，在整个流程中要具有同理心。
提示：通过展示 Jira Software 等新的 Atlassian 工具如何与 Slack 等团队的现有工具和系统集成，这种变更看起来就没那么剧烈，并且有助于团队更好地了解新工具如何适应并增强他们的日常工作流。在此处了解有关集成的更多信息。
4. 在顶部设置基调
在您计划推出时，招募高级管理人员和领导来支持变更有助于组织更广泛地接受变更。除了您的正式执行发起人外，还可以考虑让另外一组高级领导人进一步支持这一变更。这可能就像将公告转发给他们的部门一样简单，以表明他们参与并给予支持。我们还建议专门为高级领导者举办一次培训课程，这样他们就可以了解自己的团队将如何受到影响。
5. 尽早建立倡导者社区
通过尽早建立倡导者社区，您可以利用他们的热情和专业知识开始在他们的组织中促进采用，这有助于加快推出。实现这一点的一种方法是启动倡导者的早期试点或预览，让他们先让自己的团队参与其中，这样您就可以了解哪些方法行之有效，以及需要进行哪些调整，以进行更广泛的推出。
6. 让其充满乐趣
如果合适，尝试让其充满乐趣——让团队对变更和新工具充满激情。增加采用趣味性的一些构想：
- 各部门之间在使用方面的竞争
- 征集最具创意的用例
- 每月新闻简报中的精选用例/成功案例
7. 展示胜于讲述
当您对新用户进行新人培训时，展示总是胜于讲述。在制定训练计划时，请考虑如何超越大众传播以及开始展示新工具的价值。请考虑以下几点：
- 举办午餐和学习培训课程，让用户亲身体验产品。
- 考虑举办针对特定部门的培训课程，对用户进行特定用例的培训（如果您的倡导者开展这些培训就更好了！）。
- 录制这些课程，以便将来重温以及在新员工加入您的组织时重复使用。
8. 您的反馈回路至关重要
请勿忘记这一点，务必要在推出计划期间定义反馈回路，包括反馈收集流程（倡导者、Slack/MS Teams 渠道、调查、服务台工作单等）。良好的反馈回路将使您与用户保持密切联系，有助于您在需要时纠正路线，并让您深入了解这些工具的使用情况以及由此取得了哪些业务成果。