Cloud 채택 도구 키트
성공적인 채택 및 변경 관리 계획을 세우고 실행하는 데 필요한 리소스
Atlassian의 채택 및 변경 관리 가이드
본 가이드에서는 팀의 업무 및 공동 작업 방식에 지속적 변화를 촉진하기 위해 Atlassian Cloud를 규모에 맞게 조직 전체에 성공적으로 롤아웃하는 방법에 관한 모범 사례와 팁을 알아봅니다. 또한 비전을 세우는 방법, 핵심 팀을 구성하는 방법, 성공 메트릭을 정의하는 방법, 경영진 후원을 확보하는 방법, 고급 사용자 커뮤니티를 육성하는 방법, 커뮤니케이션 전략을 설계하는 방법, 효과적인 교육 및 지원을 만드는 방법 등을 살펴봅니다.
변경 관리가 조직에 중요한 이유
고객은 Atlassian을 사용하여 조직 전체의 미션 크리티컬 비즈니스 프로세스를 지원합니다. 그리고 많은 고객이 디지털 혁신을 지속적으로 수용하고 애자일 작업 방식을 채택함에 따라 기존 도구 세트를 Atlassian Cloud로 전환해 오버헤드를 줄이고 인프라 비용을 재분배하여 IT 영향력을 강화하고, 사용자 생산성을 가속화하며, 기본 제공되는 보안 및 컴플라이언스를 통해 마음의 평화를 누리고 있습니다.
클라우드의 투자 대비 효과를 실현하기 위해서는 구독을 구입하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 팀이 Atlassian cloud를 적극적으로 사용해 일상 업무를 처리할 수 있어야 합니다. 클라우드 이니셔티브의 성공 여부는 팀이 새 도구를 채택하고 수용하는 데 달려 있습니다.
따라서 효과적인 변경 관리 계획을 마련하여 조직이 장기적인 성공을 거둘 수 있도록 준비시켜야 합니다. 이해 관계자의 승인을 얻는 것에서부터 사용자 교육에 이르기까지, 잘 설계된 변경 관리 계획이 있으면 Atlassian 제품을 처음으로 채택하거나, 자체 관리형 제품에서 클라우드로 사용자를 마이그레이션하거나, 변경 이니셔티브를 구현할 때 큰 차이를 만들 수 있습니다. 이제 자세한 내용을 알아보도록 하겠습니다.
지속적 변화에는 노력이 필요합니다
우리 모두가 어느 정도 변화에 지쳐 있다는 사실을 잘 알고 있습니다. 따라야 할 새로운 도구든 프로세스든 무언가가 쉬지 않고 변화하는 것처럼 느껴집니다. 기술 또는 소프트웨어의 변경뿐만 아니라 모든 팀에 새로운 변화를 적용하기 위한 계획을 세울 때 이 점을 고려하는 것이 중요합니다. 변화로 인한 마찰을 최소화하려면 모든 구성 요소가 같은 방향으로 움직이도록 하는 것이 도움이 됩니다. 변화를 달성하고 지속하려면 사람, 프로세스, 도구가 모두 조화롭게 작동해야 한다는 의미입니다.
실질적이고, 체계적이고, 지속 가능한 변화를 의미하며 “지속적 채택”이라고도 부르는 지속적 변화에는 노력이 필요합니다. 여러분은 아마도 당사의 제품이 기술적인 관점에서 효과가 있는지 확인하는 데 대부분의 시간을 들이겠지만, 배포한 도구를 팀이 실제로 사용하는지(그리고 즐겨 사용하는지) 확인하는 것도 똑같이 중요합니다. 채택은 단순한 서비스 지원 이상의 의미를 갖습니다. 조직이 장기적인 성공을 거둘 수 있도록 기반을 다지고 팀이 더욱 효율적으로 작업하고 결과적으로 더 나은 비즈니스 결과를 얻을 수 있도록 지원하는 것입니다.
성공적인 채택 및 변경 관리 프로그램의 이점
성공적인 채택 및 변경 관리 프로그램은 많은 이점을 제공합니다. 다음은 상위 3가지 이점입니다.
1. 시간 및 비용 절약
종합적인 마이그레이션 계획의 일부로 채택 및 변경 관리 계획을 세우고 롤아웃에 신중을 기하면 지속 가능한 변화를 실현하는 데 도움이 됩니다. 탄탄한 계획이 없다면 팀이 변화에 적응하지 못했을 경우 나중에 롤아웃을 다시 해야 할 위험이 있습니다.
2. 섀도우 IT 감소
Atlassian 제품을 전략적으로 롤아웃하면 팀이 부서별 사용 사례에 따라 특정 Atlassian 제품을 언제 어떻게 사용해야 하는지 명확히 이해할 수 있습니다. 만약 팀의 기술 요구 사항이 충족되고 팀이 적절한 교육 자료를 이용할 수 있으며 팀에 개선 사항을 제안할 피드백 채널이 있다면, 팀이 자체 Atlassian 제품 인스턴스를 구매하여 실행하거나 IT 팀에서 승인한 서비스 외부에서 공동 작업을 할 가능성이 줄어들 것입니다. 즉, 섀도우 IT와 관련된 기술, 청구, 보안 문제를 방지할 수 있다는 것을 의미합니다.
팁: 섀도우 IT에 대한 가시성을 확보할 방법을 모색하고 계시다면 Atlassian Access 또는 Cloud의 Enterprise 구독에서 제공하는 자동 제품 탐색을 확인해 보세요.자동 제품 탐색 기능을 사용하면 조직 관리자는 사용자가 생성한 조직 내의 Atlassian Cloud 인스턴스를 검색하고 해당 제품의 관리자가 누구인지, 가입한 사용자 수는 몇 명인지를 확인할 수 있습니다.조직 관리자는 인스턴스 소유자에게 문의하여 제품 및 데이터를 조직의 공식 제품 인스턴스에 통합할 수도 있습니다.
3. 생산성 향상
적절한 교육 리소스 및 지원을 통해 변경 관리 계획을 세우면 사용자가 첫날부터 바로 하나도 놓치지 않고 제품을 시작하고 실행할 수 있습니다. 새 로그인 세부 정보를 찾거나 설명서를 검색하는 데 시간을 낭비하는 대신 사용자는 주요 비즈니스 목표에 계속 집중할 수 있습니다.
성공적인 채택을 방해하는 흔한 장벽
이점이 너무 크기 때문에 변화가 유기적으로 일어날 것이라는 생각이 들 수도 있습니다. 신제품의 성공적인 채택을 가로막는 가장 흔한 장벽은 다음과 같습니다.
- 타성, 그리고 변화에 대한 일반적인 저항
- IT의 목표와 통합되지 않는 비즈니스 목표
- 주요 리더의 후원 부족
- 혼란(언제 무엇을 해야 하는가?)
- 사용자에게 이점 전달 실패(어떤 이점을 얻을 수 있는가?)
- 사용할 수 있는 도구는 너무 많지만, 언제 어떤 도구를 사용해야 하는지에 대한 명확한 가이드라인 부재
상기에 설명된 이점을 실현하고 흔히 나타나는 장벽을 피하려면 변경 관리 계획이 필요합니다. 변경 관리 계획을 통해 팀은 무엇이, 언제, 어떻게, 왜 변화하는지 파악하고, 성공하기 위해 필요한 지식, 기술, 리소스를 확보할 수 있습니다. 본 가이드의 나머지 부분에서는 변화에 대비하고 장기적인 성공을 이루기 위해 팀의 기반을 마련하는 방법에 대한 권장 사항을 살펴봅니다.
팁: 디지털 혁신을 체계화하고 본 가이드에서 살펴볼 변경 관리 전략을 적용하려면 변경 관리 계획 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다.이 템플릿은 클라우드로의 마이그레이션을 계획하고 실행하는 프로세스를 안내해 주고, 관련된 모든 이해 관계자가 정보에 입각하여 참여할 수 있도록 도와줍니다.이 템플릿을 활용하고 모범 사례를 따르면, 클라우드로 원활하게 마이그레이션하고 Atlassian에 대한 투자 대비 효과를 극대화할 수 있습니다.
4단계: 롤아웃 범위 지정
Atlassian Server 또는 Data Center에서 마이그레이션하는 경우 팀에 어떻게 롤아웃할지 결정하는 마이그레이션 전략을 이미 세웠을 것입니다. 예를 들어, 단계적 마이그레이션 전략을 선택했다면 마이그레이션에 맞춰 각 팀을 한 번에 하나씩 단계적으로 롤아웃하게 됩니다. 반면 한 번에 옮기는 방식의 마이그레이션을 수행하는 경우 모든 사용자를 대상으로 동시에 빅뱅 롤아웃을 할 수도 있습니다.
팁: 1,000명 이상의 사용자를 마이그레이션하는 경우 마이그레이션 접근 방식에 대한 상담을 요청하려면 Atlassian에 문의하세요. 마이그레이션 전략은 채택 계획을 시작하기 전에 필요한 핵심 요소입니다.
빅뱅 롤아웃
빅뱅 롤아웃은 큰 규모로 진행하는 것을 의미하며 조직 전체를 대상으로 동시에 롤아웃하게 됩니다. 광범위한 디지털 혁신의 일부거나 작업 방식 이니셔티브의 일부 또는 조직 전반에 내려진 지시에 따른 리더십 변경의 일부일 수도 있습니다. 일반적으로 빅뱅 롤아웃에는 더 많은 준비와 조정이 필요하며 그 과정에서 배우고 적응할 기회가 적기 때문에 점점 더 많은 조직에서는 점진적으로 롤아웃하고 있습니다.
단계적 롤아웃
단계적 롤아웃이란 부서별로 롤아웃하는 것을 의미합니다. 동시에 몇 개의 부서에 롤아웃하기로 결정할 수도 있지만 빅뱅 방식처럼 모든 팀에 동시에 롤아웃하지는 않습니다. Atlassian의 고객이 선택하는 가장 일반적인 접근 방식입니다. 많은 고객은 몇몇 부서에 성공적으로 롤아웃했으며 보통 한두 개의 파일럿 팀으로 시작하여 초기 롤아웃에서 배운 점을 바탕으로 다음 채택 단계를 진행했습니다.
부서 우선 순위 지정
점진적 롤아웃을 진행하기로 결정했다면 어떤 부서에서 변경을 먼저 구현할지에 대해 우선 순위를 정해야 합니다. Atlassian에서 본 한 가지 패턴은 서로와 자주 공동 작업하는 부서에 롤아웃하여 모든 사용자가 동시에 공유 도구 집합을 사용하고 팀이 협업하여 새 프로세스를 정상화할 수 있도록 하는 것입니다. 이렇게 하면 나중에 사용 사례의 우선 순위를 지정하는 데도 도움이 됩니다(5단계에서 자세히 설명). 처음에 거부 반응이 덜하도록 변경에 개방적이라는 평판이 있는 팀이나 부서를 고려해 볼 수도 있습니다.
어떤 접근 방식을 선택하든 변경의 공식을 반드시 고려해야 합니다.
- 누가 영향을 받습니까? (사용자)
- 어떤 영향을 받습니까? 무엇이 달라집니까? (프로세스)
- 어떤 도구를 사용하게 됩니까? (도구)
누가, 어떻게, 어떤 것에 대한 정의를 내렸으면 이제 언제 수행할지 결정할 차례입니다. Atlassian에서 관찰한 바에 따르면 표준 일정이란 없습니다. 어떤 롤아웃은 몇 주가 걸리고 어떤 롤아웃은 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 일정은 롤아웃의 범위, 프로젝트 팀 리소스 및 조직의 상충하는 기타 우선 순위에 따라 달라집니다. 계획된 다른 변경 사항을 고려하는 것도 중요합니다. 지금이 롤아웃하기에 적절한 시기인지 아니면 기다리는 것이 롤아웃을 핵심 초점으로 삼을 수 있는 더 좋은 기회인지 판단할 수 있습니다.
6단계: 교육 및 지원 계획 수립
사용 사례를 식별하고 각 사용 사례에 대해 팀에서 어떤 제품을 활용하기를 바라는지 파악했으므로 이제 팀을 대상으로 교육을 실시하여 도구를 사용할 방법을 결정할 차례입니다. 사용자 교육 외에도 도구를 지원할 수 있도록 IT 부서를 대상으로 어떻게 교육을 실시할지 고려하는 것도 잊지 마세요.
각자 정보를 배우고 흡수하는 방식이 다르다는 것을 명심하세요. 누군가는 새로운 정보를 읽는 것을, 누군가는 보는 것을, 누군가는 듣는 것을 선호합니다. FAQ를 작성할 때는 텍스트뿐 아니라 사용자가 경험할 수 있는 차이점을 설명하는 스크린샷, gif 및/또는 동영상도 포함하는 것을 목표로 하세요.
대부분의 사용자는 제품 내에서 Jira 이슈 및/또는 Confluence 페이지를 만들고 편집하는 데 많은 시간을 들이므로 자주 수행하는 작업의 변경 사항을 사용자가 탐색하도록 돕는 데 집중하는 것이 좋습니다. 사용자를 제품 개요로 안내하여 Jira Software, Confluence 및 Jira Service Management를 위한 자체 관리 제품 및 Cloud의 차이점을 빠르게 강조할 수 있습니다.
초기 교육을 진행한 후에는 팀에서 질문이 생겨 지속적인 지원이 필요할 것입니다. 사용자가 지원을 받고 질문할 수 있는 Teams 또는 Slack 채널을 만들어 보세요. 여기서는 IT 지원 팀에 더해 챔피언 커뮤니티가 채널 모니터링을 도와주므로 유용할 것입니다.
팁: 교육 프로그램을 설정하는 일은 시간이 많이 걸리며 어떤 내용을 다뤄야 할지 헷갈릴 수 있습니다. 시작하려면 Atlassian에서 준비한 이 가이드를 확인하세요. 롤아웃 전에 다루어야 할 중요한 변경 사항이 포함되어 있으며 사용자가 자주 질문하는 토픽을 다룹니다.
챔피언을 찾는 방법
챔피언 커뮤니티를 구성하는 데 관심이 있으시다면 아주 좋습니다! 하지만 해당 업무에 맞는 적임자를 어떻게 찾아내시겠습니까? 이미 몇몇 챔피언 후보를 염두에 두고 있을 수도 있지만 이 연습을 통해 적임자를 놓치지 않도록 하는 것이 좋습니다. 개인적인 친분이 없는 특정 부서의 챔피언을 모집하려는 경우 특히 중요합니다. 이러한 경우 감사 로그를 사용하면 유용합니다.
감사 로그는 제품 내에서 발생하는 활동을 추적하고 고급 사용자부터 시작하여 챔피언을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 감사 로그를 사용하여 계정 로그인, Jira 이슈 만들기 또는 Confluence 페이지 편집과 같은 제품 내 주요 작업을 자주 수행하는 사용자를 찾으세요.
설정 > 시스템 > 감사 로그
팁: Jira 애플리케이션 및 Confluence Cloud의 감사 활동에 대해 자세히 알아보려면 지원 설명서를 확인하세요.
Atlassian 제품이 여러 개 있는 조직은 모든 Cloud 제품의 데이터를 단일 보기로 표시하는 조직 전체 감사 로그를 사용하여 비슷한 검색을 수행할 수 있습니다. admin.atlassian.com의 해당 조직에서 보안 > 모니터링 > 감사 로그로 이동하여 다음과 같은 제품 내 주요 작업을 검색하세요.
계정에 로그인
Jira 이슈를 만듦
Confluence 페이지 편집
참고: 조직 전체의 감사 로그에 액세스하려면 모든 Enterprise 플랜에 포함되거나 별도로 구입할 수 있는 Atlassian Access에 대한 활성 구독이 필요합니다. 조직 전체 감사 로그로 사용자가 만든 활동을 추적하는 것은 Enterprise 플랜에서만 가능합니다.
1. 변경 = 사용자 + 프로세스 + 도구
사용자가 중심입니다. 많은 변경 이니셔티브는 프로세스 또는 도구에만 초점을 맞추고 사용자라는 요소를 무시하기 때문에 실패합니다. 변경 사항이 팀에 어떤 영향을 미칠지, 그리고 그 영향이 역할, 직급 또는 부서에 따라 어떻게 달라질 수 있는지 고려하는 것이 중요합니다. 각 팀원에 대해 “내게 어떤 도움이 되는지”를 명확하게 설명하세요. 모든 직원이 시간과 노력을 들이고 변경 사항이 이들의 일상을 개선하는 데 어떤 도움이 되는지 이해해야 합니다.
2. 채택은 한 순간에 이루어지는 것이 아닌 지속적인 과정
변경 사항을 알리는 이메일의 보내기 버튼을 누르면 막 시작하는 단계인 것입니다. 이해 관계자가 변경을 인정하고 받아들이고 적응하는 데는 시간이 걸립니다. 커뮤니케이션 계획을 세울 때 이 부분을 고려하세요. 변경 사항이 정착하려면 여러 차례의 커뮤니케이션이 필요할 수도 있습니다. 또한 배포하는 기술도 시간이 지남에 따라 변경되므로 사용자에게 최신 정보를 제공해야 합니다.
팁: 이미 IT 또는 업무 방식 뉴스레터, 인트라넷 또는 Slack/MS Teams 채널이 있다면 월간 유용한 정보와 팁, 새로운 기능 하이라이트 및 교육 기회를 포함해 보세요.
3. 사용자가 이미 작업하고 있는 곳에서 지원
사용자에게 현재 워크플로에 새 제품을 통합하는 방법을 보여주고 이것이 무엇을 대체하는지(프로세스 및/또는 기술)를 명확하게 설명하세요. 대상 사용 사례와 커뮤니케이션 계획을 만들 때 이 부분을 반드시 고려하세요. 새로운 도구 및/또는 프로세스를 기존 워크플로에 연결하면 팀은 변경에 대해 부담을 덜 느낄 수 있습니다. 가장 중요한 것은 프로세스 전반에서 공감하는 태도를 가져야 합니다.
팁: Jira Software와 같은 새로운 Atlassian 도구가 Slack과 같은 팀의 기존 도구 및 시스템과 어떻게 통합되는지 보여주면 변경이 덜 급격해 보이며 팀이 새 도구가 얼마나 적합하고 일상적인 워크플로를 어떻게 개선하는지 더 효과적으로 이해하는 데 도움이 될 것입니다. 여기에서 통합에 대해 자세히 알아보세요.
4. 경영진 수준에서 분위기를 조성
롤아웃을 계획할 때 고위 경영진과 리더가 변경을 지지하도록 하면 조직에서 변경 사항을 더 폭넓게 받아들이는 데 도움이 됩니다. 공식적인 경영진 후원자 외에 변경을 더욱 지지할 고위 리더를 두는 것도 생각해 보세요. 공지 사항을 해당 부서에 전달해서 이들이 참여하고 지지한다는 것을 보여주는 것처럼 간단한 방법으로도 가능합니다. 또한 팀이 어떤 영향을 받는지 알아볼 수 있도록 특히 고위 리더를 대상으로 교육 세션을 주최하는 것이 좋습니다.
5. 챔피언 커뮤니티를 초기에 구성
챔피언 커뮤니티를 초기에 구성하면 챔피언의 열정과 전문성을 활용하여 조직에서 채택을 시작하여 롤아웃을 가속화할 수 있습니다. 한 가지 방법은 챔피언을 대상으로 초기 파일럿 또는 미리 보기를 시작하여 자신의 팀을 먼저 온보딩하도록 하는 것입니다. 그러면 무엇이 효과가 있고 어떤 것을 더 광범위한 롤아웃에 알맞게 조정해야 하는지 감을 잡을 수 있습니다.
6. 재미있게 만들기
적절한 경우 재미있게 만들어 팀이 변경 사항과 새로운 도구에 흥미를 갖도록 하세요. 채택을 게임처럼 재미있게 만들기 위한 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.
- 사용에 대한 부서 간의 경쟁
- 가장 창의적인 사용 사례를 요청
- 월간 뉴스레터에서 기능 사용 사례/성과 소개
7. 백문이 불여일견
신규 사용자를 온보딩할 때는 항상 말로 하기보다는 보여주는 것이 낫습니다. 교육 계획을 세울 때 어떻게 하면 대중 커뮤니케이션을 넘어 새 도구의 가치를 보여줄 수 있을지 생각해 보세요. 다음 사항을 고려하세요.
- 사용자가 제품을 직접 사용해 볼 수 있도록 점심 식사와 함께 진행되는 교육 세션을 여세요.
- 사용자의 특정 사용 사례에 대해 교육하는 부서별 교육 세션을 고려하세요(챔피언이 진행하면 더욱 좋습니다).
- 나중에 회사에 입사하는 신규 직원을 위해 다시 사용할 수 있도록 이 세션을 녹화하세요.
8. 피드백 루프는 필수
롤아웃 계획 중에 피드백 수집 프로세스(챔피언, Slack/MS Teams 채널, 설문 조사, 서비스 데스크 티켓 등)를 포함하여 피드백 루프를 정의하는 것도 잊지 마세요. 효과적인 피드백 루프를 활용하면 사용자와 긴밀한 관계를 유지하고 필요한 경우 방향을 수정할 수 있을 뿐만 아니라 도구가 사용되는 방식과 그 결과 어떤 비즈니스 성과를 달성했는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있습니다.