Cartographie des dépendances
Votre équipe ne travaille pas en vase clos. Utilisez ce scénario pour mieux comprendre ce qui pourrait influer sur la réussite de votre projet et pour créer un plan afin de gérer le tout de façon proactive.
UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…
Comprendre tout ce qui pourrait influer sur la réussite de votre projet.
Éviter les goulots d'étranglement en amont et les conséquences inattendues en aval.
Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer les par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.
Personnes
2 - 12
Durée
60 min
Difficulté
Facile
Téléchargement
Déroulement du scénario
Votre objectif est de renseigner les trois sections du modèle durant cette session. La gestion du temps sera essentielle !
Matériel
Ordinateur portable
Grand écran d'affichage
Tableau blanc ou document numérique partagé
Vidéoconférence (si certains membres de l'équipe travaillent à distance)
Modèle de cartographie des dépendances
ÉTAPE 1
Préparez le terrain (5 min)
Souhaitez la bienvenue à l'équipe et commencez par expliquer chaque section du modèle.
Systèmes impactés : cette section a pour objectif d'être aussi complète que possible. Vous réfléchirez aux systèmes en amont et en aval qui auront un impact sur votre travail ou seront impactés par celui-ci. Vous continuerez à utiliser ce document de cartographie des dépendances tout au long du projet. Veillez donc à bien noter tous les détails concernant chaque système impacté.
Risques et mesures d'atténuation : un grand nombre de risques potentiels se tapissent dans nos têtes uniquement tout au long du projet. Le moment est venu d'en parler et de mettre au point un plan pour s'assurer qu'ils ne vont pas venir retarder votre projet.
Boucles de feedback : considérez cette étape comme le plan d'action pour gérer les dépendances et les risques que vous venez d'exprimer. Assurez-vous que chaque risque majeur est assigné à un propriétaire au sein du projet et à un canal de communication pour garantir que l'information circule dans les deux sens et est communiquée à toutes les équipes pertinentes.
ÉTAPE 2
Réfléchissez aux systèmes impactés (20 min)
En équipe, réfléchissez à tous les systèmes impactés par votre travail. Dès que vous avez une liste exhaustive, identifiez les points suivants pour chaque système :
- Propriétaire : l'équipe et/ou le point de contact principal pour le système.
- Type d'impact : en quoi votre travail est-il lié à ce système ?
- Description de l'impact : incluez suffisamment de détails pour développer une vision commune au sein des membres de l'équipe et des parties prenantes.
Étape 3
Énumérez les risques potentiels (20 min)
Le moment est venu d'évacuer toutes vos pires appréhensions pour ce projet. Accordez à chaque participant 3 à 5 minutes pour réfléchir individuellement aux risques. Partagez vos réflexions avec le groupe et consignez les risques convenus dans un tableau, en indiquant les informations suivantes :
- Risque : décrivez ce qui serait susceptible de retarder le projet.
- Niveau d'impact : élevé, moyen ou faible.
- Plan d'atténuation : comment réagir si ce risque devient réalité.
- Propriétaire : quel membre de votre équipe de projet mène à bien le plan d'atténuation ?
Étape 4
Créez un plan pour les gérer (15 min)
Maintenant que vous avez mis à nu la toile complexe des dépendances de votre projet, le moment est venu de les gérer de façon proactive. Revenez sur tous les risques et dépendances mis en évidence. Pour ceux qu'il vous faut gérer activement tout au long du projet, désignez une partie prenante avec laquelle vous pouvez collaborer pour garantir l'alignement. Pour chaque partie prenante, renseignez les informations suivantes :
- Partie prenante : nommez la personne avec laquelle vous allez collaborer.
- Cadence de revue : hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
- Notes sur le feedback et actions : utilisez cet espace pour communiquer des mises à jour après vos conversations hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles avec les parties prenantes.
Vous avez géré ?
Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.
Suivis
Partagez votre cartographie des dépendances avec les parties prenantes concernées et les équipes adjacentes afin qu'elles aient l'opportunité de suggérer des ajouts ou des modifications.
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