Zuordnung von Abhängigkeiten
Dein Team arbeitet nicht isoliert. Mit diesem Spiel könnt ihr euch ein besseres Verständnis der Faktoren erarbeiten, die den Erfolg eures Projekts beeinflussen könnten, und einen Plan zur proaktiven Verwaltung dieser Faktoren erstellen.
ZWECK DIESES SPIELS
Listet alles auf, was den Erfolg eures Projekts beeinträchtigen könnte.
Verhindert Engpässe in vorgeschalteten Systemen sowie unbeabsichtigte Auswirkungen auf nachgelagerte Bereiche.
Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme im Bereich beim Gesundheitscheck hat.
Mitarbeiter
2–12
Zeit
60 Minuten
Schweregrad
Leicht
Download
Durchführung
Dein Ziel ist es, während dieser Sitzung alle drei Abschnitte der Vorlage auszufüllen. Das Zeitmanagement spielt daher eine entscheidende Rolle!
Materialien
Laptop
Großer Bildschirm
Whiteboard oder freigegebenes digitales Dokument
Videokonferenz (bei externen Teilnehmern)
Vorlage zur Zuordnung von Abhängigkeiten
SCHRITT 1
Einführung (5 Minuten)
Begrüße das Team und erkläre zunächst, worum es in den einzelnen Abschnitten der Vorlage geht.
Betroffene Systeme: In diesem Abschnitt solltet ihr mittels Brainstorming so umfassend wie möglich alle vor- und nachgeschalteten Systeme auflisten, die sich auf eure Arbeit auswirken bzw. auf die sich eure Arbeit auswirkt. Da du diese Abhängigkeitszuordnung während des gesamten Projekts verwenden wirst, notiere dir Details zu den Auswirkungen auf jedes einzelne System.
Risiken und Risikominderungen: Während des Projekts lauern viele potenzielle Risiken ausschließlich in unseren Köpfen. Jetzt ist es an der Zeit, diese Risiken ans Licht zu bringen und einen Plan zu erstellen, um sicherzugehen, dass sie euer Projekt nicht gefährden.
Feedback-Schleifen: Betrachte dies als den Aktionsplan zum Verwalten der soeben formulierten Abhängigkeiten und Risiken. Stelle sicher, dass es für jedes größere Risiko einen Zuständigen innerhalb des Projekt- und Kommunikationskanals gibt, damit Informationen in beide Richtungen fließen und mit allen relevanten Teams geteilt werden.
SCHRITT 2
Brainstorming über die betroffenen Systeme (20 Minuten)
Tragt als Team in einem Brainstorming alle Systeme zusammen, auf die sich eure Arbeit auswirkt. Wenn die vollständige Liste vorliegt, legt für jedes System Folgendes fest:
- Zuständiger: das Team und/oder der Hauptansprechpartner für das System.
- Art der Auswirkungen: Wie betrifft eure Arbeit dieses System?
- Beschreibung der Auswirkungen: Führt hier genügend Details an, um ein gemeinsames Verständnis unter Teammitgliedern und Stakeholdern zu schaffen.
Schritt 3
Auflistung der potenziellen Risiken (20 Minuten)
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem ihr alle eure schlimmsten Befürchtungen zum Projekt loswerden könnt. Gib allen 3–5 Minuten Zeit, in denen jeder für sich die möglichen Risiken aufschreibt. Besprich sie dann in der Gruppe und halte die Risiken, auf die ihr euch geeinigt habt, in einer Tabelle fest. Gib zu jedem Risiko folgende Informationen an:
- Risiko: Beschreibt, was das Projekt möglicherweise gefährden könnte.
- Auswirkungen: Hoch, mittel, niedrig.
- Risikominderungsplan: Wie wird reagiert, wenn das Risiko tatsächlich eintritt?
- Zuständige Person: Welches Mitglied eures Projektteams überwacht den Risikominderungsplan?
Schritt 4
Alles im Griff ... mit einem Plan (15 Minuten)
Nachdem nun das komplexe Geflecht der Abhängigkeiten um euer Projekt freigelegt ist, wird es Zeit, alles proaktiv zu verwalten. Seht euch noch einmal alle Risiken und Abhängigkeiten an, die ihr aufgeschrieben habt. Lege für Risiken, die während des gesamten Projekts aktiv verwaltet werden müssen, einen Stakeholder fest, mit dem du als Partner zusammenarbeiten kannst, um ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen. Gib zu jedem Stakeholder folgende Informationen an:
- Stakeholder: Name der Person, mit der du als Partner zusammenarbeiten wirst.
- Überprüfungsintervall: wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich.
- Feedback-Notizen und -Aktionen: Nutze diesen Bereich, um Updates nach deinen wöchentlichen, monatlichen oder vierteljährlichen Gesprächen mit den Stakeholdern auszutauschen.
Alles klar?
Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.
Nachbereitung
Teilt eure Abhängigkeitszuordnung mit relevanten Stakeholdern und angrenzenden Teams, damit diese die Möglichkeit haben, Ergänzungen oder Änderungen vorzuschlagen.
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