Asignación de relaciones
Tu equipo no trabaja de manera aislada. Usa esta estrategia para entender mejor qué podría suponer un impacto en el éxito de tu proyecto y crear un plan para gestionarlo todo de forma proactiva.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
Poder manejar todas las cosas que podrían impedir el éxito de tu proyecto
Evitar cuellos de botellas anteriores y efectos imprevistos posteriores
Si tienes dificultades con del Monitor de estado, completar esta estrategia puede servirte de ayuda.
Personas
2-12
Duración
60 min
Dificultad
Fácil
Descargar
Ejecución de la estrategia
Tu objetivo consiste en completar las tres secciones de la plantilla durante esta sesión. ¡La gestión del tiempo será vital!
Materiales
Portátil
Pantalla grande
Pizarra o documento digital compartido
Conferencias en vídeo (si tienes miembros del equipo remotos)
Plantilla de asignación de dependencias
PASO 1
Preparativos (5 min)
Dale la bienvenida al equipo y empieza explicando de qué va cada sección de la plantilla.
Sistemas afectados: El objetivo de esta sección es ser lo más detallado posible a medida que recopilas los sistemas, tanto en fases anteriores como posteriores, que afectarán tu trabajo o se verán afectados por él. Seguirás usando este documento de asignación de dependencias a lo largo del proyecto, así que anota los detalles sobre cómo se verá afectado cada sistema.
Riesgos y mitigaciones: son muchos los riesgos potenciales que merodean solo por nuestras cabezas a lo largo del proyecto. Ha llegado el momento de exponerlos y trazar un plan para asegurarte de que no arruinan tu proyecto.
Ciclos de feedback: Considéralo como el plan de acción para gestionar las dependencias y riesgos que acabas de articular. Asegúrate de que cada riesgo principal tiene un propietario dentro del proyecto y canal de comunicación para garantizar que la información fluye de forma bilateral y que se comparte con todos los equipos relevantes.
PASO 2
Recopilar los sistemas afectados (20 min)
Como equipo, recoged todos los sistemas que se ven afectados por vuestro trabajo. Cuando tengáis una lista completa, recoged los siguientes elementos para cada sistema:
- Propietario: el equipo o punto de contacto principal del sistema.
- Tipo de impacto: ¿cómo se relaciona tu trabajo con este sistema?
- Descripción del impacto: incluye suficientes detalles para compartir una percepción común entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
paso 3
Poner sobre la mesa los riesgos potenciales (20 min)
Es la hora de sacar los peores miedos sobre el proyecto. Dales entre 3 y 5 minutos para hacer una lista de los riesgos de forma individual. Haz que los compartan con el grupo y documenta aquellos en los que están todos de acuerdo en una tabla con la siguiente información:
- Riesgo: describe qué podría arruinar el proyecto.
- Nivel de impacto: alto, medio o bajo.
- Plan de mitigación: cómo responderéis si este riesgo se vuelve realidad.
- Propietario: ¿qué miembro del equipo de tu proyecto lidera el plan de mitigación?
paso 4
Trazar un plan para gestionarlo todo (15 min)
Ahora que se ha puesto al descubierto la compleja red de dependencias de tu proyecto, es hora de ponerse proactivos para gestionarlo todo. Revisa todos los riesgos y dependencias que has resaltado. Para aquellos que se deben gestionar de forma activa a lo largo del proyecto, nombra a una parte interesada con la que puedas asociarte para garantizar el alineamiento. Para cada parte interesada, completa la siguiente información:
- Parte interesada: nombra a la persona con quien te asociarás.
- Cadencia de revisión: semanal, mensual o trimestral.
- Acciones y observaciones de feedback: usa este espacio para compartir las actualizaciones tras tus conversaciones semanales/mensuales/trimestrales con la parte interesada.
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Seguimiento
Comparte tu asignación de dependencias con las partes interesadas relevantes y los equipos adyacentes para que tengan la oportunidad de sugerir aportaciones o cambios.
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