So erstellst du einen leistungsstarken Hub für Teamwork, Transparenz und Kommunikation

Ciaira, übernahm die neu geschaffene Rolle mit viel Enthusiasmus, krempelte die Ärmel hoch und legte mit der Arbeit los. Sie setzte sich zunächst zwei Hauptziele und wollte einerseits Confluence in- und auswendig kennenlernen und andererseits besser nachvollziehen können, wie HubSpot-Mitarbeiter auf der ganzen Welt die Lösung nutzen. "Ich fing an, mir die Instanz im Detail anzusehen und Mitarbeiter im Unternehmen zu befragen", erklärt sie. "Ich habe sogar unser Büro in Dublin besucht, um die Leute dort nach ihrer Meinung zu fragen. Denn ich wusste, dass jeder Confluence anders verwendet."

Nachdem sie Rechercheergebnisse zusammengetragen und die Problemfälle aufgedeckt hatte, fing Ciaira damit an, ihre Angriffsstrategie auszuarbeiten. Auf der Tagesordnung standen zunächst "Ausfallzeiten minimieren" und "Inhalte leichter auffindbar machen".

Da viel auf dem Spiel stand, zogen sie von Anfang an am selben Strang, um Probleme gering zu halten. "Ich möchte ungern ohne die notwendigen Kenntnisse ein Upgrade von Confluence durchführen. Schließlich ist es das Tool mit der höchsten Sichtbarkeit", erklärt Matt. "Wenn Confluence ausfällt, weiß die Führungsetage sofort darüber Bescheid, weil sie die Lösung ständig zum Lesen und Schreiben verwendet."

Als Erstes musste sich Matt ausführlicher über Data Center informieren und die Anforderungen für eine Migration ermitteln. Nach einigen Recherchen wurde ihm klar, dass HubSpot zuerst sein Datenbankmanagementsystem migrieren sollte. Matt erklärt: "Solange wir an dieser umfassenden Überarbeitung mit Confluence arbeiteten, konnten wir auch genauso gut endlich unsere Datenbank von MySQL zu Postgres migrieren. Das war keine leichte Aufgabe, aber wir haben es geschafft."

Nach Abschluss der Postgres-Implementierung wandten sich Matt und Ciaira Data Center zu. Sie arbeiteten monatelang gemeinsam an der Erstellung eines vollständigen Proof of Concept und der Durchführung umfangreicher Tests. Die Vorbereitung zahlte sich aus und die Migration zu Data Center verlief ohne Probleme. Laut Ciaira war es für den durchschnittlichen HubSpot-Mitarbeiter sogar ein Nicht-Ereignis. Seitdem gab es keine unerwarteten Ausfälle mehr, nicht einmal, wenn sich beliebte Posts intern wie ein Lauffeuer verbreiten. Das liegt wahrscheinlich auch daran, dass HubSpot-Techniker ganz einfach neue Knoten zu ihren Clustern in AWS hinzufügen können.

"Ich kann einen neuen Knoten einfach mithilfe unseres Automatisierungstools starten, alles Nötige zum neuen Knoten migrieren und den alten einfach abschalten. Für mich ist das ein Kinderspiel", findet Matt. Ciaira fügt hinzu: "Ich erhalte weniger Fehlermeldungen zu Serververbindungen und Inhalte werden jetzt schneller geladen." Die Migration hat sich sowohl für Confluence-Manager als auch für Benutzer als äußerst vorteilhaft erwiesen und wird sich auch mit dem weiteren Wachstum von HubSpot bezahlt machen.

Confluence: der Schlüssel zur transparenten Kultur von HubSpot

Seit der Migration hat sich Ciaira darum gekümmert, Inhalte leichter auffindbar zu machen und Confluence mit Apps aus dem Atlassian Marketplace anzupassen. Jede Änderung – von der Implementierung von Archivierungs- und Analysefunktionen bis zur Optimierung und Personalisierung – wird durch die HubSpot-Kultur gefördert, die sich der Transparenz und dem Informationsaustausch verschrieben hat. "Eine transparente Arbeitsumgebung fördert das Vertrauen und die Ausrichtung, was in einem globalen Unternehmen wie unserem erfolgskritisch ist", erklärt Chief People Officer Katie Burke. "Dank Confluence konnten wir eine Plattform für kontinuierliche Transparenz schaffen, die jedem in unserem Unternehmen gleichermaßen die Möglichkeit gibt, sich zu beteiligen, Fragen zu stellen und einen Beitrag zum Aufbau eines Unternehmens zu leisten, auf das die Enkel unserer Mitarbeiter stolz sein können."

Doch die auffälligen Verbesserungen, die Ciaira und ihr Team an Confluence vorgenommen haben, sind erst der Anfang. Zukünftig möchte Ciaira die Art und Weise verbessern, wie Mitarbeiter sich informieren und vernetzen, indem sie die Nutzung von Confluence-Vorlagen einführt und vereinfacht, ein Schulungsprogramm erstellt, weitere Anpassungsmöglichkeiten untersucht und Mitarbeiter dabei unterstützt, einen noch größeren Beitrag zu leisten.

"Beim Großteil meiner letzten Projekte ging es darum, unser Fundament zu stärken und Probleme zu beheben, um den zukünftigen Erfolg sicherzustellen", so Ciaira. "Jetzt konzentriere ich mich auf die Nutzung unserer zunehmend stabilisierten Umgebung, um Funktionen zu erweitern und eine noch reibungslosere Benutzererfahrung zu ermöglichen, die die Mühe wert ist. Bald kommen wir zu den Dingen, die richtig Spaß machen!"