Cómo crear un centro de alto rendimiento para favorecer el trabajo en equipo, la transparencia y la comunicación

Alentada por las posibilidades que ofrecía esta nueva oportunidad, Ciaira asumió su cargo para trabajar desde cero, se arremangó y se puso manos a la obra. Empezó con dos objetivos principales: aprender a usar Confluence al dedillo y saber mejor cómo lo utilizan los HubSpotters de todo el mundo. “Empecé profundizando en la instancia y entrevistando a gente de toda la empresa —explica—. Acudí incluso a nuestra oficina de Dublín para que el personal de allí aportara ideas porque sabía que todo el mundo usa Confluence de forma distinta”.

Tras haber amasado sus indagaciones y detectado los puntos débiles, Ciaira empezó a formular su plan de ataque. En primer lugar en el orden del día figuraban las siguientes tareas: minimizar el tiempo de inactividad y conseguir que el contenido fuese más fácil de encontrar.

Había mucho en juego, por lo que colaboraron desde el principio para minimizar las incidencias. “No me gusta ir improvisando sobre la marcha a la hora de mejorar Confluence porque es la herramienta de mayor visibilidad de entre todas las que usamos —afirma Matt—. Si Confluence se cae, los ejecutivos lo saben en seguida porque están leyendo y escribiendo allí a todas horas”.

La primera tarea de Matt consistió en informarse mejor sobre Data Center y comprender lo que hacía falta para la migración. Tras investigar un poco, se dio cuenta de que lo que convenía migrar en primer lugar era el sistema de gestión de bases de datos de HubSpot. Según la explicación de Matt, “Dado que estábamos haciendo esta importante puesta a punto con Confluence, decidimos que, ya de paso, podíamos por fin migrar nuestra base de datos de MySQL a Postgres. No fue tarea fácil, pero lo logramos”.

Una vez terminada la implementación de Postgres, Matt y Ciaira dirigieron su atención hacia Data Center. Colaboraron durante meses para llevar a cabo una prueba de concepto total y pruebas exhaustivas. Toda esta preparación dio sus frutos, y la migración a Data Center se desarrolló de forma impecable según lo previsto. De hecho, Ciaira comenta que, desde el punto de vista del HubSpotter medio, fue como si no se hubiera producido ningún evento. Desde entonces, no ha habido ningún tiempo de inactividad imprevisto, ni siquiera cuando las publicaciones populares se viralizan internamente. Además, los ingenieros de HubSpot pueden añadir con facilidad nuevos nodos a sus clústeres en AWS.

“Me basta con programar un nuevo nodo mediante nuestras herramientas de automatización, migrarlo todo al nuevo y descartar el anterior. Por mi parte, es genial”, comenta Matt. Ciaira añade: “Se me han comunicado muchísimos menos mensajes de error relacionados con las conexiones al servidor, y el contenido ahora carga más rápido”. Con las ventajas que aporta a los gestores y los usuarios de Confluence, la migración ha supuesto un enorme éxito que seguirá dando sus frutos a medida que HubSpot siga creciendo.

Confluence: la clave para la cultura de transparencia de HubSpot

Desde la migración, Ciaira se ha centrado en conseguir que el contenido sea más fácil de encontrar y en personalizar Confluence con aplicaciones de Atlassian Marketplace. Desde la implementación del archivado y los análisis hasta la mejora de la estética y el aumento de la personalización, todos y cada uno de los cambios se nutren del compromiso de HubSpot con la transparencia y el intercambio de información. “La transparencia en el entorno de trabajo conduce a un aumento de la confianza y el consenso y, en el caso de una organización internacional como la nuestra, eso es vital para tener éxito —afirmó Katie Burke, la directora de Recursos Humanos—. Confluence nos ha permitido crear una plataforma para mantener una transparencia constante, lo cual posibilita que todos los empleados de la empresa tengan igualdad de oportunidades para participar, hacer preguntas y usar su voz para crear una empresa de la que los nietos de nuestros empleados puedan estar orgullosos”.

Las mejoras considerables que Ciaira y su equipo han logrado para Confluence son solo el principio. De cara al futuro, Ciaira quiere mejorar la forma en que se informan y relacionan los empleados, para lo cual pretende desarrollar plantillas de Confluence y facilitar su uso, crear un programa de formación, explorar personalizaciones adicionales y capacitar a la gente para contribuir aún más.

“El grueso de mis proyectos anteriores consistía en asentar nuestros cimientos y solucionar problemas con el fin de encauzarnos en la dirección adecuada para tener éxito en el futuro —explica Ciaira—. Ahora, voy a centrarme en utilizar nuestro entorno cada vez más estable para ampliar las capacidades y crear una experiencia de usuario aún más refinada digna de la empresa. ¡Estamos a punto de meternos en lo que de verdad es divertido!”.