Como criar um centro de alto desempenho para o trabalho em grupo, transparência e comunicação

Animada com as possibilidades desta nova oportunidade, Ciaira abraçou sua nova função, arregaçou as mangas e começou a trabalhar. Ela começou com duas metas principais: aprender tudo sobre o Confluence e entender melhor como a equipe da HubSpot o utiliza no mundo todo. "Eu comecei estudando a instância e entrevistando pessoas de toda a empresa", ela explicou. "Eu até fui ao nosso escritório de Dublin para conversar com as pessoas de lá, porque eu sabia que cada pessoa usa o Confluence de uma forma diferente".

Após pesquisar e descobrir os pontos que precisavam de melhoria, Ciaira começou a formular seu plano de ataque. Primeiras ordens da empresa: minimizar o tempo de inatividade e facilitar o encontro de conteúdo.

As expectativas eram altas, então, eles trabalharam juntos desde o início para minimizar os problemas. "Eu não gosto de presumir coisas ao fazer upgrade do Confluence, porque ele é a ferramenta que usamos que tem maior visibilidade", disse Matt. "Se o Confluence fica inativo, os executivos sabem na hora, porque eles leem e escrevem nele o tempo todo".

A primeira tarefa de Matt foi aprender mais sobre o Data Center e entender os requisitos para a migração. Após algumas pesquisas, ele percebeu que a HubSpot deveria migrar primeiro o seu sistema de gerenciamento de banco de dados. Ele explica: "Enquanto estávamos fazendo essa grande revisão do Confluence, decidimos que poderíamos também migrar o nosso banco de dados do MySQL para o Postgres. Não foi fácil, mas fizemos acontecer".

Com a conclusão da implementação do Postgres, Matt e Ciaira voltaram a atenção deles para o Data Center. Eles colaboraram durante meses para concluir um teste completo e extenso de prova de conceito. A preparação valeu a pena e a migração para o Data Center ocorreu sem problemas. Na verdade, Ciaira observa que isso não foi um evento pela perspectiva do funcionário comum da HubSpot. Desde então, não ocorreram mais tempos da inatividade inesperados, mesmo quando postagens populares viralizam internamente. Além disso, os engenheiros da HubSpot podem adicionar pontos centrais novos aos clusters no AWS com facilidade.

"Eu posso conseguir um ponto central novo usando as nossas ferramentas de automação, migrar tudo para ele e descartar o antigo. É ótimo, na minha opinião", diz Matt. Clara complementa: "Eu recebo bem menos relatórios de mensagens de erro relacionadas às conexões do servidor e agora o conteúdo é carregado mais rápido". Com os benefícios do Confluence para gerentes e usuários, a migração foi uma grande vitória e vai continuar valendo a pena à medida que a HubSpot cresce.

Confluence: a chave para a cultura transparente da HubSpot

Desde a migração, Ciaira tem focado em tornar o conteúdo mais fácil de localizar e em personalizar o Confluence com aplicativos do Atlassian Marketplace. Desde a implementação de arquivamento e análises, até a adição de mais refinamento e personalização, cada mudança é orientada pelo compromisso da HubSpot com a transparência e o compartilhamento de informações. "Um ambiente de trabalho transparente proporciona maior confiança e alinhamento e para uma empresa global isso é essencial ao nosso sucesso", diz Katie Burke, Diretora de Pessoas. "O Confluence nos permitiu criar uma plataforma para transparência contínua, permitindo que qualquer pessoa na empresa tivesse a mesma oportunidade de participar, fazer perguntas e usar sua voz para construir uma empresa da qual as gerações futuras dos funcionários possam ter orgulho".

As melhorias significativas que Ciaira e sua equipe fizeram ao Confluence são apenas o começo. Para o futuro, Ciaira quer melhorar como os funcionários se mantêm informados e conectados, criando e facilitando o uso de templates do Confluence, criando um programa de treinamento, explorando personalizações adicionais e incentivando as pessoas a contribuir ainda mais.

"A maioria dos meus projetos anteriores era sobre estabelecer nossas bases e resolver os pontos que precisavam de melhoria para ter sucesso no futuro", diz Ciaira. "Agora, vou focar em usar nosso ambiente cada vez mais estabilizado para expandir os recursos e criar uma experiência do usuário ainda mais refinada, digna da empresa. Estamos chegando na parte mais divertida".