Jak stworzyć wydajne centrum pracy zespołowej, przejrzystości i komunikacji

Ciesząc się na myśl o nowych możliwościach, Ciaira podjęła się tej pionierskiej roli, zakasała rękawy i przystąpiła do pracy. Na początku wyznaczyła sobie dwa główne cele: dogłębne poznanie rozwiązania Confluence oraz lepsze zrozumienie, w jaki sposób pracownicy HubSpot na całym świecie z niego korzystają. „Zaczęłam od przyjrzenia się instancji i przeprowadzenia wywiadów z osobami w firmie”, wyjaśnia. „Udałam się nawet do naszego biura w Dublinie, aby uzyskać informacje od tamtejszego personelu, ponieważ wiedziałam, że każdy korzysta z Confluence w inny sposób”.

Po przeprowadzeniu badań i zidentyfikowaniu problemów Ciaira przystąpiła do tworzenia planu naprawczego. Pierwsze zalecenia: ograniczyć liczbę przestojów i ułatwić znajdowanie treści.

Stawka była wysoka, więc od początku pracowali razem, aby ograniczyć problemy do minimum. „W przypadku uaktualnienia Confluence nie chciałem kierować się intuicją, ponieważ jest to narzędzie o największej widoczności spośród wszystkich, jakich używamy”, stwierdził Matt. „Jeśli Confluence przestanie działać, kierownictwo natychmiast się zorientuje, ponieważ cały czas czyta i tworzy w nim treści”.

Pierwsze zadanie Matta polegało na zapoznaniu się z wersją Data Center i zrozumieniu wymagań związanych z migracją. Po przeprowadzeniu analizy doszedł do wniosku, że firma HubSpot powinna w pierwszej kolejności poddać migracji swój system zarządzania bazami danych. Jak wyjaśnił Matt: „Skoro już podjęliśmy się tak gruntownej modernizacji Confluence, zdecydowaliśmy, że równie dobrze możemy przenieść też naszą bazę danych z MySQL do Postgres. Nie było łatwo, ale się udało”.

Po wdrożeniu Postgres Matt i Ciaira zabrali się za wersję Data Center. Współpracując przez wiele miesięcy, przeprowadzili pełną weryfikację koncepcji i rozbudowane testy. Przygotowania się opłaciły, a migracja do wersji Data Center przebiegła bez żadnych problemów. Ciaira zauważyła, że z perspektywy przeciętnego użytkownika w HubSpot wszystko przebiegło niezauważalnie. Od tamtej pory nie odnotowano żadnego nieoczekiwanego przestoju, nawet gdy popularne posty były rozpowszechniane w firmie w szybkim tempie. Ponadto inżynierowie HubSpot mogą w prosty sposób dodawać do swoich klastrów w AWS nowe węzły.

„Mogę po prostu uruchomić nowy węzeł za pomocą naszych narzędzi do automatyzacji, przenieść wszystko do nowego węzła, a potem odłączyć stary. Z mojej perspektywy to rewelacja”, wskazuje Matt. „Teraz otrzymuję znacznie mniej raportów z komunikatami o błędach dotyczących połączeń z serwerem, a zawartość wczytuje się szybciej”, dodaje Ciaira. Biorąc pod uwagę korzyści, jakie migracja przyniosła menedżerom i użytkownikom Confluence, krok ten okazał się wielkim sukcesem i będzie procentować w miarę rozwoju HubSpot.

Confluence: klucz do kultury przejrzystości w HubSpot

Od czasu migracji Ciaira koncentruje się na ułatwianiu znajdowania treści i dostosowywaniu Confluence przy użyciu aplikacji ze sklepu Atlassian Marketplace. Od wdrożenia funkcji archiwizacji i analiz, po wprowadzenie dodatkowych ulepszeń i możliwości personalizacji — każda zmiana opiera się na zaangażowaniu firmy HubSpot w zachowanie przejrzystości i udostępnianie informacji. „Transparentne środowisko pracy sprzyja budowaniu zaufania i koordynacji działań, a w przypadku organizacji o zasięgu globalnym ma to kluczowe znaczenie dla naszego sukcesu”, stwierdza dyrektor ds. zasobów ludzkich, Katie Burke. „Rozwiązanie Confluence umożliwiło nam zbudowanie platformy wspierającej ciągłe zapewnianie przejrzystości, dając każdemu w firmie równe szanse uczestniczenia, zadawania pytań i współdecydowania o rozwoju firmy, z której wnuki naszych pracowników będą dumne”.

Istotne ulepszenia wprowadzone przez Ciairę i jej zespół w rozwiązaniu Confluence to zaledwie początek. W przyszłości Ciaira chce usprawnić sposób przekazywania pracownikom informacji i zapewniania kontaktu między nimi poprzez wprowadzenie i ułatwienie korzystania z szablonów Confluence, utworzenie programu szkoleniowego, zbadanie dodatkowych możliwości dostosowania i zwiększenie wkładu użytkowników.

„Większość moich dotychczasowych projektów koncentrowała się na umacnianiu naszych fundamentów i eliminowaniu bolączek, aby przygotować nas na odniesienie sukcesu w przyszłości”, twierdzi Ciaira. „Teraz zamierzam skoncentrować się na użyciu naszego coraz bardziej ustabilizowanego środowiska w celu rozszerzenia możliwości i utworzenia interfejsu użytkownika na miarę naszej firmy. Dochodzimy do naprawdę fajnego momentu”.