Las retrospectivas en acción
Notas rápidas de un equipo en las que se recogen las ideas surgidas en una retrospectiva llevada a cabo fuera de las instalaciones.
Este equipo utiliza Confluence para resumir la conversación que han mantenido durante su retrospectiva.
Esta retrospectiva se ha llevado a cabo mediante Zoom, con la ayuda de Trello para establecer reglas básicas, añadir ideas y orientar la discusión.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración nuevo, como una página de Confluence o un tablero de Trello. Si necesitas ayuda, consulta las plantillas (más arriba).
Si se trata de un equipo presencial, busca una pizarra o un papel grande y consigue notas adhesivas y rotuladores para la sala de reuniones.
Crea tres columnas en la página, tablero, papel o pizarra con los títulos “Aciertos”, “Mejoras” y “Medidas”.
Además, si te es posible, pide a una persona neutral que te ayude a dirigir la reunión para fomentar la participación y descubrir más información.
Ejemplo: Confluence
¿Vas a llevar a cabo esta estrategia a distancia? Utiliza esta plantilla de retrospectiva gratuita para orientar el debate y plasmar los resultados de la sesión.
2. Sentar las bases 5 min
- No conviertas la retrospectiva en una cuestión personal ni te tomes lo que en ella se comente como algo personal.
- Escucha a tus compañeros con la mente abierta.
- Valora la experiencia de todos los miembros.
- Establece el periodo sobre el que debatiréis (último sprint, último trimestre, todo el proyecto, etc.).
- Céntrate en mejorar, en lugar de buscar culpables.
Si ya habéis realizado una retrospectiva antes, repasa rápidamente las medidas y los temas comentados la última vez para dar sensación de continuidad.
Consejo: personaliza esta lista
Modifica las reglas para que se adapten a las necesidades específicas de tu equipo. Añade todo lo que creas que pueda contribuir a que el equipo mejore.
Consejo: crea un espacio seguro
Define la forma en la que se debatirá la información tras la realización de la estrategia y si se compartirá con el equipo de liderazgo. Plantéate la adopción de la Regla de Chatham House.
3. Aciertos 15 min
Pide a cada miembro que escriba en una pizarra digital o física lo que ha hecho bien el equipo (una idea por cada nota). Pega las notas, agrupa las ideas parecidas o duplicadas y debate con el equipo cada una de forma breve.
4. Mejoras 10 min
Pide a todos que escriban lo que creen que se puede mejorar (una idea por cada nota). Pega las notas, agrupa las ideas parecidas o duplicadas y debate con el equipo cada tema.
Consejo: asegúrate de que se escuchen todas las opiniones
Si una o dos personas acaparan el debate, el instructor debe intervenir y preguntar a otras personas antes de pasar al siguiente tema.
5. Medidas 10 min
Pide a todos los asistentes que hagan una lluvia de ideas de las medidas que se pueden tomar para mejorar las áreas con problemas (una idea por nota).
Pega las notas, agrupa las ideas parecidas o duplicadas, debátelas con el equipo y, si es necesario, asigna propietarios y establece plazos para estas medidas.
Consejo: actualiza tus flujos de trabajo
Si alguna de las medidas tiene incidencias de Jira asociadas, incluye un enlace a ellas en la página para que se pueda consultar su estado fácilmente.
Incluye las medidas planteadas en la retrospectiva en tu día a día, ya sea en las reuniones rápidas o en las actualizaciones de estado semanales del equipo.
Seguimiento
Reflexión sobre las conclusiones
¿Las tareas de seguimiento se realizan o caen en el olvido? ¿Sois capaces de determinar cuál es la causa raíz de los problemas? ¿Podríais profundizar más con mayor facilidad si realizarais una serie de actividades distintas? Las retrospectivas se pueden personalizar: adáptalas a tu equipo.
Variantes
Mapa de los últimos dos meses
Crea una franja temporal que abarque los últimos dos meses y pide a los miembros del equipo que identifiquen los acontecimientos importantes. Hazlo al inicio de la estrategia para refrescarles la memoria y sentar las bases para esta.
VOTACIÓN POR PUNTOS
Si surgen muchas ideas en la categoría de “Medidas”, haz una votación para decidir cuáles serán las prioridades más inmediatas.
Si utilizas Trello, pide al equipo que vote por las tres ideas que quieran que se conviertan en las prioridades principales añadiendo su cara a la tarjeta (acceso rápido: situar el cursor encima de la tarjeta + espacio). Selecciona a los propietarios de los elementos más votados.
En las reuniones presenciales, los miembros del equipo pueden dibujar un punto con un rotulador en sus tres ideas favoritas. Haz un recuento de los puntos y sigue los pasos descritos antes.
VOTACIÓN POR PUNTOS
Si necesitas llegar a un consenso sobre las ideas que surgen, utiliza una votación por puntos para orientar la conversación.
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