Comment l'État de l'Utah a réussi à s'affranchir de tous les data centers Atlassian avec plusieurs années d'avance sur le calendrier pour migrer vers le cloud

Une vision pour le futur

Lorsque le bureau du gouverneur de l'Utah a lancé un projet stratégique visant à identifier les principaux problèmes des différentes agences de l'État, celui-ci a identifié plusieurs défis majeurs liés à la transformation numérique : incapacité d'accéder aux fichiers en toute sécurité lorsque l'on travaille à distance ; retards de développement dus au cloisonnement des équipes et de l'infrastructure ; et ressources importantes nécessaires pour maintenir et mettre à jour les systèmes basés sur des serveurs. La migration vers le cloud a permis de résoudre ces problèmes et d'aider les équipes de tout l'État à optimiser leurs opérations. « En tant que travailleurs essentiels, les employés de l'État de l'Utah étaient ouverts au changement », explique Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate chez Atlassian. « Ils n'ont pas hésité et y ont vu l'opportunité de réellement apporter le changement qu'ils recherchaient et de faire entrer leurs pratiques de modernisation dans une nouvelle ère. Cela a permis à leurs équipes d'être plus rapidement efficaces. »

Corona Ngatuvai, ancien Chief Technical Architect au sein du département des services technologiques (DTS) du gouvernement de l'Utah, se souvient que l'exploration d'une migration vers le cloud a également ouvert la voie à la modernisation des processus et des outils afin d'améliorer l'efficacité, d'optimiser les budgets et de tirer parti des avantages du cloud. Il explique : « au sein des départements de l'État de l'Utah, nous modifions actuellement notre structure et nos outils afin de mettre en place notre vision d'une organisation plus agile et de fournir des performances maximales à nos citoyens avec moins de ressources. »

Plusieurs équipes au sein du gouvernement de l'État utilisaient déjà les outils Atlassian, notamment Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence et Atlassian Access. Trello était devenu particulièrement populaire car il s'agit d'un outil de gestion de projet intuitif que tout le monde pouvait apprendre à utiliser rapidement. Au fur et à mesure de son déploiement rapide au sein des administrations gouvernementales, de nombreux employés ont mis au point leurs propres instances, ce qui a créé des risques de sécurité inopinés. Heureusement, le service informatique a résolu ces problèmes grâce à la solution Atlassian Access et a renforcé auprès de l'encadrement le besoin d'un écosystème basé sur le cloud plus centralisé et sécurisé. « Nous avons longuement échangé à propos des points faibles et de ce à quoi cela ressemblerait si nous y remédiions », explique Corona Ngatuvai. « Il était alors plus facile d'avoir une discussion plus stratégique au lieu de se contenter d'aborder la question des coûts. »

Alors que Corona Ngatuvai et l'équipe DTS élaboraient un plan de migration vers le cloud à présenter à la hiérarchie, ces derniers ont collaboré avec Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate chez Atlassian, pour mettre au point une stratégie de migration progressive basée sur le niveau de préparation, le budget et le calendrier de renouvellement des licences de chaque agence gouvernementale. Cette approche progressive a également contribué à l'adhésion des utilisateurs et des parties prenantes. « Nous avons découvert que si nous mettions en œuvre les changements petit à petit, les gens les acceptaient plus facilement et cela favorisait l'adoption sur le long terme », explique Corona Ngatuvai. « L'un de nos objectifs au sein du gouvernement est d'être aussi transparent que possible. Permettre aux gens de voir ce que nous faisions et comment nous nous y prenions a contribué à renforcer le niveau de confiance entre nos électeurs et nos partenaires. »

Après plusieurs échanges avec les principales parties prenantes de l'État de l'Utah, l'équipe du DTS a obtenu l'autorisation de migrer vers Atlassian Cloud Enterprise et s'est recentrée sur l'élaboration d'un programme visant à mettre en place la vision de l'État.

Plusieurs data centers, 1 migration itérative, 2,5 ans d'avance sur le calendrier prévisionnel

Alors que les équipes du département DTS planifiaient la migration des solutions utilisées dans l'État, celles-ci ont choisi d'adopter une infrastructure cloud hybride. Ainsi, elles ont choisi de faire migrer le logiciel Atlassian de l'État depuis les data centers vers un réseau multicloud doté d'un domaine unique, tout en conservant quelques exceptions spécifiques sur les serveurs d'un centre de données plus petit géré par l'État.

Le département des services sociaux a été le premier à migrer ses outils Atlassian vers le cloud, puis d'autres départements ont suivi. Le département DTS a utilisé l'assistant de migration Jira Software, l'assistant de migration Confluence, le gestionnaire de migration vers le cloud et un Atlassian Cloud Migration Support Engineer pour l'aider à mener à bien le processus. Après des examens juridiques et de sécurité, l'équipe a audité les applications du Marketplace Atlassian de chaque agence gouvernementale afin de déterminer celles qui devaient être migrées sur le cloud en fonction de leur utilisation, de leurs exigences et de leur compatibilité, ainsi que celles devant être modifiées ou restructurées.

Lot par lot, l'État a migré des agences vers Atlassian Cloud Enterprise une fois l'ensemble des revues, des audits et des cartographies terminés. Le rôle de champion joué par Corona a été essentiel tout au long de ce processus progressif. Grâce à son leadership et à la collaboration de centaines de collègues à travers l'État, l'Utah a terminé son implémentation du cloud en juin 2022.

Tous les mois, Corona a continué de rencontrer Nicole Enriquez, Atlassian Customer Success Manager, afin de passer en revue les métriques d'utilisation des principaux produits Atlassian de l'État et d'identifier les principales fonctionnalités sous-utilisées. À l'aide de ces données, Nicole et ses collègues chez Atlassian ont élaboré un plan de réussite stratégique pour aider l'État à maximiser la valeur ajoutée de la plateforme et à garantir la responsabilité de toutes les parties afin de contribuer à atteindre les objectifs de l'organisation.

Améliorer l'efficacité dans le cloud

Aujourd'hui, l'État de l'Utah s'appuie sur un écosystème intégré d'outils Atlassian Cloud Enterprise au service de ses administrés : Jira Software pour l'intégration et la livraison continues (CI/CD), Bitbucket pour le stockage sécurisé du code, Trello pour la gestion de projet non technique, Confluence pour la gestion des connaissances et Atlassian Access pour l'authentification unique et la gestion des identités de niveau entreprise.

Ensemble, ces outils ont aidé les équipes de tout l'État à transformer leurs méthodes de travail. Selon Dave Fletcher, CTO : « Ce qui est passionnant pour moi en tant que CTO, c'est de voir le département des services technologiques (Division of Technology Services, DTS) évoluer vers une gestion de projet plus cohérente. Cela correspondait parfaitement à l'objectif de notre CIO d'implémenter des pratiques de développement Agile SAFe au sein de l'organisation. Avant Jira, nous utilisions au moins 14 systèmes de gestion de projet différents. Le passage à Jira Cloud fournit au DTS de meilleures capacités de provisionnement, ce qui devrait apporter encore plus d'avantages à l'avenir. »

Ces améliorations n'ont peut-être jamais été aussi apparentes que dans le développement logiciel. Par exemple, les équipes informatiques des agences de l'Utah ont découvert la possibilité d'adopter DevSecOps en intégrant la sécurité très tôt et en utilisant souvent les outils de collaboration et de développement Atlassian. Si l'application plus stricte de la sécurité est fréquemment associée à un allongement les délais, l'État de l'Utah a découvert que l'inverse était vrai.

« Nous avons toujours abordé la question de la sécurité une fois que nos équipes de développement étaient prêtes à être déployées. En cas de problème, des retards de déploiement se produisaient. Nous avons changé notre approche de la sécurité. Au lieu de la vouer aux gémonies comme un facteur empêchant notre avancement vers l'adoption, nous avons commencé à inviter le service de sécurité à participer tôt et souvent afin de surmonter les obstacles bien avant l'implémentation », explique Corona. « Auparavant, les services informatique et de sécurité étaient distincts. Après la migration vers le cloud, le service de sécurité a pu rejoindre notre équipe de développement et s'est impliqué du développement aux tests et au déploiement. »

La migration de l'État vers Atlassian Cloud Enterprise a également rapidement accéléré la rapidité avec laquelle le service informatique peut implémenter les changements en toute sécurité. « Notre processus de contrôle des changements durait environ deux semaines parce que nous voulions comprendre les changements que nous apportions et leur impact. C'était très frustrant pour nos développeurs », explique Corona. « Grâce à nos nouveaux outils de développement logiciel Atlassian, nous sommes passés de déploiements qui prenaient des semaines à moins de 24 heures, voire quelques minutes. »

De plus, l'accès au cloud a permis à un plus grand nombre de personnes de participer au processus de gestion des changements. « Nous organisions déjà une réunion de gestion des changements par téléphone chaque semaine. Nous nous sommes dit : « Et si nous faisions plutôt un appel vidéo pour voir les présentations et en envoyer un enregistrement aux personnes qui n'ont pas pu participer ? », explique Corona. La même approche a été appliquée aux processus et aux réunions dans tout l'État pour faciliter le télétravail et la collaboration à tous les niveaux, apportant ainsi une amélioration significative pour les membres actuels de l'équipe et ajoutant des avantages intéressants pour les nouveaux employés.

Une réalisation « unique au cours d'un mandat »

À une époque marquée par des transformations gouvernementales sans précédent, l'implémentation des outils Atlassian Cloud Enterprise a permis à l'État de l'Utah de passer des technologies et processus existants à des fonctionnalités modernes en moins de trois ans. Les équipes s'appuient sur ces outils collaboratifs agiles pour créer, tester, livrer et fournir un support plus rapidement et plus facilement que jamais, permettant ainsi le développement et le déploiement continus de nouvelles applications et de nouveaux services.

« Nous avons migré toutes nos données vers le cloud. Pour les informaticiens, c'est un événement unique dans une carrière », assure Corona. « La migration vers le cloud a ouvert la voie à la modernisation de notre environnement de développement. Nous avons migré vers les solutions Jira Software et Confluence Cloud afin que nos développeurs puissent passer d'une culture cloisonnée à une culture collaborative, ce qui s'est traduit par une équipe globalement plus rapide, plus fiable et plus performante. »

Et Dave Fletcher, CTO, d'ajouter : « Nous sommes très satisfaits du résultat du transfert des comptes Atlassian individuels sur site et dans le cloud vers un service Enterprise Cloud géré qui accélère le provisionnement, améliore la collaboration et, en fin de compte, soutient notre transition vers l'agilité d'entreprise. Il en résulte une meilleure gestion de projet, une meilleure collaboration et une plus grande transparence au niveau des projets dans l'État de l'Utah. »

Le gouvernement de l'Utah est peut-être l'un des premiers à migrer complètement vers Atlassian Cloud, mais il ne sera sûrement pas le dernier. Bien que les migrations constituent une entreprise importante, l'Utah a démontré qu'avec une approche itérative et stratégique, des champions passionnés, une équipe dédiée et un support collaboratif, les résultats en valent la peine. « Le changement fait toujours plus peur avant de commencer », explique Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. « Faites un pas à la fois et n'oubliez qu'Atlassian est là pour vous aider. » Ces conseils et directives ont bien aidé l'État de l'Utah, qui espère servir d'exemple aux autres États qui souhaitent également se moderniser dans l'intérêt de leurs employés, de leurs administrés et de leur communauté.