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Bundesstaat Utah + Atlassian

Wir haben ein Upgrade auf Jira Software und Confluence Cloud vorgenommen. Das hat es unseren Entwicklern ermöglicht, von Silos wegzugehen und eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen. Dadurch wurde das gesamte Team schneller, effizienter und besser.

Corona Ngatuvai
Chief Technical Architect, Division of Technology Services

Über 90 %

schnellere Reviews für Änderungen nach der Cloud-Migration

2,5 Jahre

kürzer als der ursprüngliche Migrationsplan

Über den Bundesstaat Utah

Die Division of Technology Services (DTS) ist der Dienstleister für Informationstechnologie (IT) für die Exekutive des Bundesstaates Utah und bietet staatlichen Behörden eine Vielzahl von Dienstleistungen an. Die DTS hat die Vision, ein führender Technologieanbieter zu sein, der Mehrwert bietet und das Leben der Einwohner von Utah einfacher macht.

Branche

Behörden

Standort

Nord-, Mittel- und Südamerika

Anzahl Benutzer

2.600


So hat der Bundesstaat Utah die Atlassian-Rechenzentren Jahre früher als geplant hinter sich gelassen und ist in die Cloud migriert

Herausforderung: Als Tausende von Mitarbeitern kurz vor dem Ruhestand standen, musste der Bundesstaat Utah seine Infrastruktur und Prozesse modernisieren, um für die nächste Generation von Arbeitnehmern attraktiv zu sein, Remote-Arbeit zu fördern und institutionelles Wissen zu erhalten.

Lösung: Die Division of Technology Services (DTS) des Bundesstaats Utah hat sich vorgenommen, Cloud-Technologie einzuführen und bis 2025 die gesamte in Rechenzentren untergebrachte Atlassian-Software zu migrieren.

Auswirkung: Seit der Migration zu Atlassian Cloud Enterprise 2,5 Jahre früher als geplant, arbeiten die Mitarbeiter intensiver zusammen, bieten mit weniger Ressourcen schneller Mehrwert und gewinnen neue Teammitglieder.

Eine kluge Strategie bereitet den Bundesstaat Utah auf den "Silver Tsunami" vor

Eine der größten Generationen der Belegschaft in den USA altert rasant und geht in den Ruhestand. Dies löst einen "Silver Tsunami" aus, der viele Sektoren vor vielschichtige, wichtige Herausforderungen stellt – insbesondere staatliche und lokale Regierungen wie den Bundesstaat Utah. Im Jahr 2020 waren 30-40 % der Beschäftigten (und es werden immer mehr) in den lokalen Behörden in den USA berechtigt, in Rente zu gehen. Bis 2030 werden alle Babyboomer 65 Jahre oder älter sein. Für den Bundesstaat Utah hat dieser bevorstehende Exodus aus der Belegschaft deutlich gemacht, dass es notwendig sein wird, eine massive Ressourcenlücke zu schließen, institutionelles Wissen zu erhalten (einer der größten Vermögenswerte für jede Regierungsorganisation) und eine neue Generation von Arbeitnehmern anzuziehen, die andere Werte und Bedürfnisse haben als die bisherigen.

Der Bundesstaat Utah hat eine kluge Strategie entwickelt, um sich auf diesen bevorstehenden Wandel vorzubereiten: Es wird ein größeres Netz ausgeworfen, um auch Arbeitnehmer anzuziehen, die in ländlichen Gebieten leben. Um dieses Ziel zu erreichen, hat der Bundesstatt 2018 eine Initiative für Telearbeit und digitale Transformation ins Leben gerufen. Eines der Ziele dieser Initiative war es, Cloud-Technologie einzuführen und die Software von Atlassian bis 2025 vollständig aus den Rechenzentren des Bundesstaates zu migrieren. Sie wussten nicht, dass COVID-19 den Bedarf an Cloud-Infrastruktur quasi über Nacht erhöhen würde.

Aufgrund dieser neuen Dringlichkeit beschleunigte der Bundesstaat Utah seine Bemühungen und schloss seine Cloud-Implementierung im Juni 2022 ab – 2,5 Jahre früher als geplant. Die Migration in die Cloud hat nicht nur Telearbeit ermöglicht, was dazu beitragen wird, jüngere sowie ländlich lebende Arbeitnehmer anzuziehen, sondern auch die Qualität und Geschwindigkeit der Softwareentwicklungsprozesse des Bundesstaates drastisch verbessert. Durch die Umstellung auf Cloud-Technologie und ein stärker auf Zusammenarbeit ausgerichtetes Framework arbeiten Entwicklerteams effizienter und effektiver als je zuvor – eine monumentale Transformation, die es ihnen ermöglicht hat, den Bürgern heute einen noch höheren Mehrwert zu bieten und den Weg für eine erfolgreiche Zukunft zu ebnen.

Unser Prozess für die Änderungskontrolle dauerte früher etwa zwei Wochen … Mit unseren neuen Atlassian-Softwareentwicklungstools dauern Deployments, die früher Wochen gebraucht haben, heute weniger als 24 Stunden und in einigen Fällen sogar nur wenige Minuten."

Corona Ngatuvai
Chief Technical Architect, Division of Technology Services

Eine Vision für die Zukunft

Als das Büro des Gouverneurs von Utah ein strategisches Projekt ins Leben rief, um die größten Probleme verschiedener staatlicher Behörden aufzudecken, wurden mehrere zentrale Herausforderungen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation identifiziert. Zu diesen Herausforderungen zählten die Unfähigkeit, sicher auf Dateien zuzugreifen, wenn remote gearbeitet wird, Entwicklungsverzögerungen aufgrund isolierter Teams und Infrastrukturen sowie die erheblichen Ressourcen, die für die Wartung und Aktualisierung serverbasierter Systeme erforderlich waren. Eine Cloud-Migration bot die Gelegenheit, Lösungen für diese Herausforderungen zu finden und Teams im gesamten Bundesstaat dabei zu unterstützen, ihre Abläufe zu optimieren. "Die Angestellten des Bundesstaats Utah zählen zu den unverzichtbaren Arbeitskräften, daher hat sich der Bundesstaat auf Veränderungen eingestellt", sagt Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate von Atlassian. "Der Bundesstaat hat sich nicht gescheut und dies als Gelegenheit betrachtet, die Veränderung umzusetzen, die er anstrebte, und seine Modernisierungspraktiken in eine neue Ära zu führen. Dadurch konnten Teams in einem beschleunigten Tempo effizient arbeiten."

Corona Ngatuvai, ehemaliger Chief Technical Architect für Utah's Department of Government Operations' Division of Technology Services (DTS), erinnert sich, dass der Gedanke an eine Cloud-Migration auch die Tür zur Modernisierung von Prozessen und Tools geöffnet hat, um schneller zu liefern, Budgets zu optimieren und die Vorteile der Cloud zu nutzen. Er sagt: "Im Bundesstaat Utah ändern wir die Art und Weise unserer Strukturierung und welche Tools wir einsetzen, um unsere Vision zu verwirklichen, eine agilere Organisation zu werden und unseren Bürgern mit weniger Ressourcen maximale Leistung zu bieten."

Mehrere Teams in der Regierung des Bundesstaats nutzten bereits Atlassian-Tools, darunter Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence und Atlassian Access. Trello war als intuitives Projektmanagement-Tool, mit dem jeder schnell lernen konnte, besonders beliebt geworden. Da es sich schnell und organisch verbreitete, hatten viele Mitarbeiter ihre eigenen Instanzen eingerichtet und damit unwissentlich Sicherheitsrisiken geschaffen. Zum Glück hat die IT-Abteilung diese Probleme mit Hilfe von Atlassian Access erkannt und der Unternehmensleitung die Notwendigkeit eines stärker zentralisierten, sicheren und cloudbasierten Ökosystems dargelegt. "Wir haben Zeit damit verbracht, über Problembereiche zu sprechen und wie es aussehen würde, wenn wir diese angingen", so Corona. "Damals war es einfacher, eine strategische Diskussion zu führen, als sich einfach nur mit den Kosten zu befassen."

Bei der Ausarbeitung eines Plans für die Cloud-Migration, der der Führungsebene vorgestellt werden sollte, arbeiteten Corona und das DTS-Team mit Elisa Aviles-Bodoin, Enterprise Advocate von Atlassian, zusammen, um eine gestaffelte Migrationsstrategie basierend auf der Bereitschaft, dem Budget und dem Zeitrahmen für Lizenzverlängerungen der einzelnen Behörden zu erstellen. Dieser gestaffelte Ansatz hat auch dazu beigetragen, die Unterstützung von Benutzern und Stakeholdern zu sichern. "Wir haben festgestellt, dass die Einführung von Änderungen in kleinen Schritten es den Mitarbeitern einfacher machte, diese Veränderungen zu akzeptieren und ihre Arbeitskultur langfristig dieser Umstellung anzupassen", sagt Corona. "Eines unserer Ziele als Regierung ist es, so transparent wie möglich zu sein. Die Bürger sollten sehen, was wir gemacht haben und wie wir es gemacht haben. Das hat dazu beigetragen, ein neues Maß an Vertrauen zwischen unseren Wählern und Partnern aufzubauen."

Nach mehreren Gesprächen mit wichtigen Stakeholdern im Bundesstaat Utah erhielt das DTS-Team die Genehmigung für die Migration zu Atlassian Cloud Enterprise und konzentrierte sich wieder auf die Entwicklung eines Plans, um die Vision des Bundesstaates Wirklichkeit werden zu lassen.

Mehrere Rechenzentren, eine iterative Migration, 2,5 Jahre früher als geplant

Als die DTS die Migration des Bundesstaates plante, entschieden sie sich für die Cloud-Infrastruktur in einem Hybridmodell. Das Team migrierte die Atlassian-Software des Bundesstaates von Rechenzentren auf ein Multi-Cloud-Netzwerk mit Single-Domain-Unterstützung und behielt gleichzeitig einige spezielle Ausnahmen auf Servern in einem kleineren, staatlichen Rechenzentrum.

Das Department of Human Services war das erste, das mit der Migration seiner Atlassian-Tools in die Cloud begann. Später folgten andere Behörden diesem Beispiel. Die DTS nutzte den Jira Software Migration Assistant, den Confluence Migration Assistant, den Cloud Migration Manager und einen Atlassian Cloud Migration Support Engineer zur Navigation dieses Prozesses. Nach rechtlichen und sicherheitstechnischen Prüfungen führte das Team Audits für die Atlassian Marketplace-Apps der einzelnen staatlichen Behörden durch. So sollte basierend auf Nutzung, Anforderungen und Kompatibilität ermittelt werden, welche Apps in die Cloud migriert werden können und welche geändert oder neu gestaltet werden müssen.

Stück für Stück migrierte der US-Bundesstaat seine Behörden zu Atlassian Cloud Enterprise, nachdem alle Prüfungen, Audits und die Zuordnung abgeschlossen waren. Die leitende Rolle von Corona war während dieses schrittweisen Prozesses von zentraler Bedeutung. Unter der Führung von Corona und dank der Zusammenarbeit von Hunderten von Kollegen im ganzen Bundesstaat konnte Utah die Cloud-Implementierung im Juni 2022 erfolgreich abschließen.

Corona traf sich weiterhin monatlich mit Nicole Enriquez, Customer Success Managerin von Atlassian, um die Nutzungskennzahlen für die wichtigsten Atlassian-Produkte des US-Bundesstaates zu überprüfen und wichtige Funktionen zu identifizieren, die ungenügend genutzt wurden. Anhand dieser Daten entwickelten Nicole und ihre Atlassian-Kollegen einen strategischen Erfolgsplan, um dem Staat zu helfen, den Nutzen aus der Plattform zu maximieren und alle Parteien einzubinden, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis der Umstellung einzelner, lokaler und cloudbasierter Atlassian-Konten auf einen verwalteten Enterprise-Cloud-Dienst, der die Bereitstellung beschleunigt, die Zusammenarbeit verbessert und letztlich unseren Übergang zu Enterprise-Agile unterstützt. Das Ergebnis ist ein verbessertes Projektmanagement, eine bessere Zusammenarbeit und mehr Transparenz bei der Umsetzung von Projekten im gesamten Bundesstaat Utah."

Dave Fletcher
Chief Technology Officer

Effizienz und Effektivität in der Cloud erschließen

Heute nutzt der Bundesstaat Utah auf eine integrierte Auswahl von Atlassian Cloud Enterprise-Tools, um seine Nutzer zu unterstützen: Jira Software für Continuous Integration und Continuous Delivery (CI/CD), Bitbucket für die sichere Speicherung von Code, Trello für nichttechnisches Projektmanagement, Confluence für Wissensmanagement und Atlassian Access für Single-Sign-On und Identitätsmanagement der Enterprise-Klasse.

Zusammen haben diese Tools Teams im ganzen Bundesstaat dabei geholfen, ihre Arbeitsweise zu verändern. CTO Dave Fletcher sagt: "Das Aufregende für mich als CTO ist, dass DTS zu mehr Konsistenz im Projektmanagement führt. Dies passt gut zum Ziel unseres CIO, agile SAFe-Entwicklungspraktiken in der gesamten Organisation einzuführen. Vor Jira nutzten wir mindestens 14 verschiedene Projektmanagementsysteme. Die Umstellung auf Jira Cloud bietet DTS bessere Bereitstellungsmöglichkeiten, von denen wir erwarten, dass sie in Zukunft noch größere Vorteile bieten werden."

Diese Verbesserungen waren nirgends offensichtlicher als in der Softwareentwicklung. So konnten IT-Teams in den Behörden von Utah DevSecOps einführen, indem sie Sicherheitsaspekte frühzeitig und häufig in die Zusammenarbeit und Entwicklung mit Atlassian-Tools integrierten. Oft wird ja die Auffassung vertreten, dass mehr Sicherheit automatisch zu mehr Aufwand und Verzögerungen führt, aber der Bundesstaat Utah hat genau das Gegenteil festgestellt.

"Sicherheit war immer etwas, mit dem wir uns erst befassten, als unsere Entwicklungsteams kurz vor der Bereitstellung standen. Gab es Probleme, verzögerte dies die Einführung. Inzwischen haben wir unsere Sicht auf das Thema Sicherheit geändert. Anstatt sie stiefmütterlich und als Gefahr für unseren Fortschritt bei der Einführung zu betrachten, luden wir die Sicherheitsabteilung frühzeitig ein, sich an dem Prozess zu beteiligen, um mögliche Hindernisse lange vor der Einführung aus dem Weg zu räumen", erklärt Corona. "IT und Sicherheit waren zuvor zwei separate Abteilungen. Nach der Cloud-Migration konnten wir die Sicherheitsabteilung in das Entwicklungsteam integrieren und in alle Tests bis hin zur Bereitstellung einbeziehen."

Die Migration des Bundesstaates zu Atlassian Cloud Enterprise hat auch die Geschwindigkeit, mit der die IT Änderungen sicher umsetzen kann, sichtlich erhöht. "Unser Change-Control-Prozess dauerte früher etwa zwei Wochen, weil wir wissen wollten, welche Änderungen vorgenommen wurden und welche Auswirkungen das hatte. Für unsere Entwickler war das sehr frustrierend", sagt Corona. "Mit unseren neuen Softwareentwicklungstools von Atlassian konnten wir die wochenlangen Implementierungszeiten auf unter 24 Stunden und in einigen Fällen sogar auf Minuten reduzieren.

Darüber hinaus hat der Cloud-Zugang es mehr Menschen ermöglicht, am Change-Management-Prozess teilzunehmen. „Wir hatten bereits jede Woche ein Change-Management-Meeting per Telefon. Wir dachten uns: ‘Wie wäre es, wenn wir ein Videomeeting veranstalten würden, damit wir sehen können, was die einzelnen Teilnehmer präsentieren, und wenn jemand nicht dabei sein kann, teilen wir eine Aufzeichnung?" sagt Corona. Dieser Ansatz wurde für Prozesse und Besprechungen im ganzen Bundesstaat übernommen, was die Zusammenarbeit auf allen Ebenen auch über die Entfernung verbesserte. Aktuelle Teammitglieder waren begeistert und für neue Mitarbeiter war dies ein willkommener Bonus.

Eine "einmalige" Leistung

In einer Zeit beispielloser Umwälzungen in der Regierung half die Implementierung der Atlassian Cloud Enterprise-Tools dem Bundesstaat Utah, in weniger als drei Jahren von veralteten Technologien und Prozessen in ein modernes IT-Zeitalter überzugehen. Teams verlassen sich auf diese agilen, kollaborativen Tools, um schneller und einfacher als je zuvor neue Anwendungen und Dienste zu entwickeln, zu testen, freizugeben und Support zu leisten, und ermöglichen so eine kontinuierliche Entwicklung und Bereitstellung neuer Anwendungen und Dienste.

"Wir haben eine 100%ige Datenmigration in die Cloud durchgeführt. ITlern passiert das nur einmal in ihrer Amtszeit", sagt Corona. "Die Cloud-Migration hat uns die Tür zur Modernisierung unserer Entwicklungsumgebung geöffnet. Wir haben ein Upgrade auf Jira Software und Confluence Cloud vorgenommen. Das hat es unseren Entwicklern ermöglicht, von Silos wegzugehen und eine Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen. Dadurch wurde das gesamte Team schneller, effizienter und besser."

CTO Dave Fletcher fügt hinzu: „Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis der Umstellung einzelner, lokaler und cloudbasierter Atlassian-Konten auf einen verwalteten Cloud-Dienst für Unternehmen, der die Bereitstellung beschleunigt, die Zusammenarbeit verbessert und letztlich unseren Übergang zu Enterprise Agile unterstützt. Das Ergebnis ist ein verbessertes Projektmanagement, eine bessere Zusammenarbeit und mehr Transparenz bei der Umsetzung von Projekten im gesamten Bundesstaat Utah."

Utah ist vielleicht einer der ersten Bundesstaaten, der vollständig auf die Atlassian Cloud umgestellt hat, aber er wird sicher nicht der letzte sein. Migrationen sind ein großes Unterfangen und Utah hat gezeigt, dass sich die Ergebnisse mit einem iterativen und strategischen Ansatz, leidenschaftlichen Unterstützern, einem engagierten Team und gemeinsamen Anstrengungen sehen lassen können. "Veränderungen haben zu Anfang immer etwas beängstigendes", sagt Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. "Am Besten, man macht einen Schritt nach dem anderen und ist sich immer bewusst, dass der Support von Atlassian da ist." Dieser Rat hat dem Bundesstaat Utah gute Dienste geleistet. Die Regierung hofft, mit ihrer Migration ein leuchtendes Beispiel für andere Staaten zu sein, die sich ebenfalls zum Wohle ihrer Mitarbeiter, Wähler und Kommunen modernisieren wollen.

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