Cómo el estado de Utah abandonó todos los centros de datos de Atlassian años antes de lo previsto y migró a Cloud

Una visión para el futuro

Cuando la oficina del gobernador de Utah lanzó un proyecto estratégico para descubrir los principales problemas de varias agencias estatales, identificaron varios desafíos clave relacionados con la transformación digital: la incapacidad de acceder de forma segura a los archivos cuando se trabaja de forma remota; los retrasos en el desarrollo debido al aislamiento de los equipos y la infraestructura; y los importantes recursos necesarios para mantener y actualizar los sistemas basados en servidores. La migración a la nube brindó la oportunidad de resolver estos desafíos y ayudar a los equipos de todo el estado a optimizar sus operaciones. "Como trabajadores esenciales, el estado de Utah optó por el cambio", afirma Elisa Avilés-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise. "No lo rehuyeron y vieron en él una oportunidad para ser realmente el cambio que buscaban y llevar sus prácticas de modernización hacia una nueva era. Gracias a esto, sus equipos pudieron ganar en eficiencia a un ritmo acelerado. "

Corona Ngatuvai, exarquitecta técnica jefe de la División de Servicios Tecnológicos (DTS) del Departamento de Operaciones Gubernamentales de Utah, recuerda que, al plantearse la migración a la nube, también dio pie a la modernización de los procesos y las herramientas para hacer entregas más rápido, optimizar los presupuestos y aprovechar las ventajas de la nube. "En el estado de Utah, estamos cambiando la forma en la que estamos estructurados y las herramientas que utilizamos para facilitar nuestra visión de convertirnos en una organización más ágil y ofrecer el máximo rendimiento a nuestros ciudadanos con menos recursos", afirma.

Varios equipos del Gobierno estatal ya utilizaban herramientas de Atlassian, como Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence y Atlassian Access. En concreto, Trello había ganado en popularidad como una herramienta de gestión de proyectos intuitiva que cualquiera podía aprender a usar rápido. A medida que se propagó de forma rápida y orgánica, muchos empleados crearon sus propias instancias y, sin saberlo, riesgos de seguridad. Afortunadamente, el departamento de TI solucionó estos problemas con la ayuda de Atlassian Access y recalcó frente al liderazgo la necesidad de un ecosistema más centralizado y seguro basado en la nube. "Dedicamos tiempo a hablar de los puntos débiles y de cómo sería si los abordáramos", afirma Corona. "A partir de entonces fue más fácil mantener un debate más estratégico en lugar de abordar únicamente el coste".

Mientras Corona y el equipo de la DTS elaboraban un plan de migración a Cloud para presentarlo a los líderes, colaboraron con Elisa Avilés-Bodoin, embajadora de Atlassian Enterprise, para trazar una estrategia de migración gradual basada en la preparación, el presupuesto y el calendario de renovación de licencias de cada agencia. Este enfoque gradual también ayudó a la aceptación de los usuarios y las partes interesadas. "Descubrimos que, si implementábamos los cambios en incrementos más pequeños, era más fácil que las personas los aceptaran e hicieran la transición de su cultura para adoptarlos a largo plazo", afirma Corona. "Uno de nuestros objetivos como Gobierno es ser lo más transparentes posible. Permitir que la gente viera lo que hacíamos y cómo lo hacíamos ayudó a desarrollar un nuevo nivel de confianza entre nuestros electores y socios".

Tras varias conversaciones con las principales partes interesadas del estado de Utah, el equipo de la DTS obtuvo la aprobación para migrar a Atlassian Cloud Enterprise y se centró en desarrollar un plan para hacer realidad la visión del estado.

Varios centros de datos, 1 migración iterativa, 2,5 años antes de lo previsto

Cuando la DTS planificó la migración del estado, optó por adoptar la infraestructura de la nube en un modelo híbrido, migrando el software Atlassian de los centros de datos del estado a una red multinube con soporte para un solo dominio, y manteniendo algunas excepciones especiales en los servidores de un centro de datos estatal más pequeño.

El Departamento de Servicios Humanos fue el primero en empezar a migrar sus herramientas de Atlassian a la nube, y otras agencias hicieron lo mismo. La DTS utilizó el asistente de migración de Jira Software, el asistente de migración de Confluence, un responsable de migración a Cloud y un ingeniero de soporte de migración a Atlassian Cloud para ayudarlo a gestionar el proceso. Tras las revisiones jurídicas y de seguridad, el equipo auditó las aplicaciones de Atlassian Marketplace de cada agencia estatal para determinar cuáles debían trasladarse a la nube en función del uso, los requisitos y la compatibilidad, y cuáles habría que modificar o rediseñar su arquitectura.

Lote por lote, el estado migró las agencias a Atlassian Cloud Enterprise una vez finalizadas todas las revisiones, auditorías y asignaciones. El rol de Corona como campeona fue clave a lo largo de este proceso gradual. Con su liderazgo y la colaboración de cientos de compañeros de todo el estado, Utah completó con éxito la implementación de Cloud en junio de 2022.

Corona siguió reuniéndose mensualmente con Nicole Enríquez, responsable de satisfacción del cliente de Atlassian, para revisar las estadísticas de uso de los principales productos de Atlassian que usaba el estado e identificar las principales funciones que estaban siendo infrautilizadas. Con estos datos, Nicole y sus compañeros de Atlassian desarrollaron un plan estratégico de éxito para ayudar al estado a maximizar el valor obtenido de la plataforma y a mantener la responsabilidad de todas las partes para ayudar a cumplir los objetivos de la organización.

Aprovechar la eficiencia y la eficacia en la nube

En la actualidad, el estado de Utah se basa en un ecosistema integrado de herramientas de Atlassian Cloud Enterprise para dar servicio a sus electores: Jira Software para la integración y la entrega continuas (CI/CD), Bitbucket para almacenar el código de forma segura, Trello para la gestión de proyectos no técnicos, Confluence para la gestión del conocimiento y Atlassian Access para el inicio de sesión único y la gestión de identidades de nivel empresarial.

En conjunto, estas herramientas han ayudado a los equipos de todo el estado a transformar su forma de trabajar. El CTO Dave Fletcher afirma: "Lo que me entusiasma, como CTO, es ver que la DTS avanza hacia una mayor coherencia en la gestión de proyectos. Esto se adaptó bien al objetivo de nuestro CIO, implementar prácticas de desarrollo ágil de SAFe en toda la organización. Antes de Jira, utilizábamos al menos 14 sistemas de gestión de proyectos diferentes. La migración a Jira Cloud proporciona a DTS mejores funciones de aprovisionamiento, y esperamos que ofrezca beneficios aún mayores en el futuro".

Estas mejoras han sido especialmente evidentes en lo que respecta al desarrollo de software. Por ejemplo, los equipos de TI de las agencias de Utah descubrieron la posibilidad de adoptar DevSecOps al integrar la seguridad desde el principio y a menudo mediante las herramientas de colaboración y desarrollo de Atlassian. Aunque a menudo da la impresión de que aumentar la participación del departamento de seguridad amplía los plazos, el estado de Utah descubrió que ocurría lo contrario.

"Siempre abordábamos la seguridad una vez que nuestros equipos de desarrollo estaban preparados para implementarla. Si había incidencias, se producían retrasos en la implementación. Cambiamos nuestra perspectiva sobre la seguridad. En lugar de despreciarla como algo que impedía nuestro progreso hacia la adopción, empezamos a animar al departamento de seguridad a que participara desde el principio y con frecuencia para poder superar los obstáculos mucho antes de la implementación", señala Corona. "Antes, los departamentos de TI y seguridad funcionaban por separado. Después de la migración a Cloud, el departamento de seguridad pudo formar parte de nuestro equipo de desarrollo y participar en el desarrollo, las pruebas y la implementación".

Cuando el estado migró a Atlassian Cloud Enterprise, también aumentó rápidamente la velocidad con la que el departamento de TI puede implementar los cambios de forma segura. "Nuestro proceso de control de cambios tardaba unas dos semanas porque queríamos entender qué estábamos cambiando y cuál iba a ser el impacto. Era muy frustrante para nuestros desarrolladores", afirma Corona. "Con las nuevas herramientas de desarrollo de software de Atlassian, hemos pasado de implementaciones que tardaban semanas a hacerlas en menos de 24 horas y, en algunos casos, incluso minutos".

Además, el acceso a la nube ha permitido que más personas participen en el proceso de gestión de cambios. "Ya hacíamos una reunión telefónica de gestión de cambios cada semana, y entonces se nos ocurrió hacer una videollamada para poder ver lo que se está presentando y compartir una grabación si alguien no puede asistir", dice Corona. Aplicaron este mismo enfoque a los procesos y reuniones en todo el estado, lo que facilitó el teletrabajo y la colaboración a todos los niveles y supuso una mejora significativa para los miembros actuales del equipo, además de ofrecer ventajas atractivas para los nuevos empleados.

Un logro excepcional

En una era de transformación gubernamental sin precedentes, la implementación de las herramientas de Atlassian Cloud Enterprise ayudó al estado de Utah a pasar de las tecnologías y los procesos tradicionales a las capacidades modernas en menos de tres años. Los equipos confían en estas herramientas ágiles y colaborativas para crear, probar, publicar y ofrecer soporte de forma más rápida y sencilla que nunca, lo que da pie al desarrollo y la implementación continuos de nuevas aplicaciones y servicios.

"Hemos realizado una migración de datos al 100 % a la nube. Para los profesionales de TI, es un acontecimiento único", afirma Corona. "La migración a Cloud abrió las puertas a la modernización de nuestro entorno de desarrollo. Cuando cambiamos a Jira Software y Confluence Cloud, nuestros desarrolladores pudieron pasar de las unidades aisladas a una cultura colaborativa y el resultado fue un equipo, en general, más rápido, más ágil y mejor".

"Estamos muy satisfechos con el resultado de trasladar las cuentas de Atlassian individuales, locales y en la nube a un servicio en la nube empresarial y gestionado que acelera el aprovisionamiento, mejora la colaboración y, en última instancia, respalda nuestra transición a la agilidad empresarial", afirma Dave Fletcher, el CTO. "El resultado es una mejora en la gestión de proyectos, en la colaboración y una mayor transparencia en los proyectos en todo el estado de Utah".

Puede que Utah sea uno de los primeros Gobiernos estatales en migrar por completo a Atlassian Cloud, pero seguro que no será el último. Aunque las migraciones son tareas importantes, Utah ha demostrado que con un enfoque iterativo y estratégico, campeones apasionados, un equipo dedicado y un apoyo colaborativo, los resultados valen la pena. "El cambio siempre da más miedo antes de empezar", afirma Diana Castiblanco, embajadora de Trello Enterprise. "Tómate las cosas con calma y recuerda que Atlassian está aquí para ayudarte". Estos consejos y directrices sirvieron de mucho al estado de Utah y esperan ser un ejemplo brillante para otros estados que también quieren modernizarse por el bien de sus empleados, electores y de la comunidad.