Como o estado de Utah saiu de todos os Data Centers da Atlassian anos antes do planejado e migrou para a nuvem

Uma visão para o futuro

Quando o gabinete do governador de Utah lançou um projeto estratégico para descobrir as principais dificuldades de várias agências estaduais, ele identificou diversos desafios importantes relacionados à transformação digital: incapacidade de acessar arquivos com segurança no trabalho remoto; atrasos no desenvolvimento porque as equipes e as infraestrutura estavam isoladas; e consumo significativo de recursos para manter e atualizar sistemas baseados em servidores. A migração na nuvem foi a oportunidade de resolver esses desafios e ajudar equipes de todo o estado a otimizar suas operações. "Com trabalhadores essenciais, o estado de Utah foi atrás da mudança", diz Elisa Avilés-Bodoin, representante do Atlassian Enterprise. “O estado não se esquivou e viu a situação como uma oportunidade de ser a mudança que buscava e levar suas práticas de modernização para uma nova era. Isso possibilitou a rápida eficiência das equipes."

Corona Ngatuvai, ex-arquiteto técnico chefe da divisão de serviços de tecnologia (DTS) do Departamento de Operações Governamentais de Utah, lembra que explorar a migração na nuvem também abriu as portas para modernizar processos e ferramentas para alcançar resultados rápidos, otimizar orçamentos e aproveitar os benefícios da nuvem. Ele diz: "No estado de Utah, a gente está mudando a estruturação e as ferramentas usadas para concretizar a visão de ser uma organização mais ágil e oferecer o melhor resultado à população usando menos recursos".

Várias equipes do governo estadual já estavam usando as ferramentas da Atlassian, incluindo Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence e Atlassian Access. O Trello, em especial, ficou popular como uma ferramenta intuitiva de gestão de projetos que qualquer pessoa poderia entender rápido. Como ela se disseminou de maneira rápida e orgânica, muitos funcionários criaram suas próprias instâncias, gerando riscos de segurança sem perceber. Por sorte, a TI detectou esses problemas com a ajuda do Atlassian Access e reforçou com a liderança a necessidade de um ecossistema mais centralizado, seguro e baseado na nuvem. "A gente se dedicou a debater as dificuldades e como seria se elas fossem abordadas", diz Corona. "Assim ficou mais fácil ter uma discussão mais estratégica, em vez de abordar apenas os custos."

Corona e a equipe da DTS elaboraram um plano de migração na nuvem para apresentar à liderança, trabalhando com a representante do Atlassian Enterprise, Elisa Avilés-Bodoin, para mapear uma estratégia de migração em fases conforme a disponibilidade, o orçamento e o cronograma de renovação de licenças de cada agência. Essa abordagem em fases também ajudou a fazer usuários e partes interessadas aderirem à iniciativa. "A gente descobriu que implementar as mudanças aos poucos facilitava a aceitação delas e a transição da cultura que se tinha para adoção no longo prazo", diz Corona. "Um dos objetivos que a gente tem no governo é ser o mais transparente possível. Permitir que as pessoas vissem o que a gente estava fazendo e como a gente estava fazendo ajudou a estabelecer um novo patamar de confiança entre a população e os parceiros."

Depois de várias conversas com os principais envolvidos no estado de Utah, a equipe da DTS obteve aprovação para migrar para o Atlassian Cloud Enterprise e voltou a se concentrar no desenvolvimento de um plano para concretizar a visão do estado.

Vários data centers, uma migração iterativa, dois anos e meio antes do planejado

Quando a DTS planejou a migração do estado, optou por adotar a infraestrutura de nuvem em um modelo híbrido migrando o software da Atlassian do estado dos data centers para uma rede multinuvem com suporte de domínio único, salvo algumas exceções especiais em servidores em um data center menor e administrado pelo estado.

O Departamento de Serviços Humanos foi o primeiro a começar a migrar suas ferramentas da Atlassian para a nuvem, e outras agências em seguida também migraram. A DTS contou com um assistente de migração do Jira Software, um assistente de migração do Confluence, um gerente de migração na nuvem e um engenheiro de suporte de migração na nuvem da Atlassian para ajudar no processo. Após análises legais e de segurança, a equipe auditou os aplicativos do Atlassian Marketplace de cada agência estadual para determinar quais migrar para a nuvem (conforme o uso, os requisitos e a compatibilidade) e quais precisariam ser modificados ou rearquitetados.

Lote por lote, o estado migrou as agências para o Atlassian Cloud Enterprise depois que todas as análises, auditorias e mapeamentos foram concluídos. O papel de Corona como entusiasta foi fundamental em todas as fases do processo. Com a liderança dele e a colaboração de centenas de colegas em todo o estado, Utah concluiu a implementação da nuvem em junho de 2022.

Corona continuou a se reunir uma vez por mês com a gerente de sucesso do cliente da Atlassian, Nicole Enriquez, para analisar as métricas de uso dos principais produtos da Atlassian no estado e identificar as principais funções que estavam sendo subutilizadas. Usando esses dados, Nicole e os colegas da Atlassian desenvolveram um plano estratégico para auxiliar o estado a maximizar o valor obtido com a plataforma e manter a responsabilidade de todas as partes para ajudar a atingir as metas da empresa.

Eficiência e eficácia na nuvem

Hoje, o estado de Utah conta com um ecossistema integrado de ferramentas do Atlassian Cloud Enterprise para atender os cidadãos: Jira Software para integração e entrega contínuas (IC/EC), Bitbucket para armazenamento seguro de códigos, Trello para gestão de projetos não técnicos, Confluence para gestão de conhecimento e Atlassian Access para login único e gerenciamento corporativo de identidades.

Juntas, essas ferramentas ajudaram equipes de todo o estado a transformar a maneira como trabalham. O CTO Dave Fletcher disse: "O mais interessante para mim, como CTO, é ver a DTS avançar em direção a mais consistência na gestão de projetos, o que se alinhou bem à meta do CIO de implementar práticas de desenvolvimento ágil SAFe em toda a empresa. Antes do Jira, a gente usava pelo menos 14 sistemas diferentes de gestão de projetos. A mudança para o Jira Cloud dá à DTS melhores capacidades de provisionamento, que a gente espera que tragam benefícios ainda maiores no futuro."

Talvez em nenhum lugar essas melhorias tenham sido mais aparentes do que no desenvolvimento de software. Por exemplo, as equipes de TI de todas as agências de Utah revelaram a capacidade de adotar o DevSecOps integrando a segurança desde o início e, com frequência, usando as ferramentas de colaboração e desenvolvimento da Atlassian. Embora muitas vezes a percepção seja que o aumento do envolvimento da Segurança estende os prazos, o estado de Utah descobriu que o oposto é verdadeiro.

"A segurança sempre foi algo que a gente abordava depois que as equipes de desenvolvimento estavam prontas para implementar. Se houvesse problemas, ocorreriam atrasos na implementação. A gente mudou a perspectiva sobre segurança. Em vez de tratar como algo que impede o progresso até a adoção, a gente começou a convidar a Segurança a participar desde o início e com frequência, para que pudesse superar os obstáculos bem antes da implementação", explica Corona. "Antes, TI e Segurança operavam como dois departamentos separados. Depois de migrar para a nuvem, a Segurança passou a fazer parte da equipe de desenvolvimento e se envolveu em todas as etapas, até o teste e a implementação."

A migração do estado para o Atlassian Cloud Enterprise também aumentou a velocidade com que a TI pode implementar mudanças com segurança. "O processo de controle de alterações costumava levar cerca de duas semanas porque a gente queria entender o que estava alterando e qual era o impacto. Foi muito frustrante para os desenvolvedores", diz Corona. "Com as novas ferramentas de desenvolvimento de software da Atlassian, a gente passou de implementações que demoravam semanas para menos de 24 horas e, em alguns casos, minutos."

Além disso, o acesso à nuvem possibilitou que mais pessoas participassem do processo de gerenciamento de alterações. "A gente já fazia uma reunião de gerenciamento de alterações toda semana por telefone e pensou: 'E se a gente fizesse uma chamada de vídeo para ver o que está sendo apresentado e compartilhar a gravação com quem não comparecesse?'" disse Corona. Eles aplicaram essa mesma abordagem a processos e reuniões em todo o estado, facilitando o trabalho remoto e a colaboração em todos os níveis, trazendo melhorias importantes para os membros da equipe e benefícios atrativos para funcionários novos.

Uma conquista histórica em um mandato

Em uma era de transformação governamental sem precedentes, a implementação das ferramentas do Atlassian Cloud Enterprise ajudou o estado de Utah a trocar tecnologias e processos antigos por recursos modernos em menos de três anos. As equipes confiam nessas ferramentas ágeis e colaborativas para criar, testar, lançar e dar suporte com mais rapidez e facilidade do que nunca, permitindo o desenvolvimento e a implementação contínuos de novos aplicativos e serviços.

"A gente concluiu a migração de 100% dos dados para a nuvem. Para o pessoal de TI, é algo que acontece uma vez a cada mandato", diz Corona. "A migração para a nuvem abriu as portas para a modernização do ambiente de desenvolvimento. A gente fez o upgrade para o Jira Software e o Confluence Cloud, o que permitiu que os desenvolvedores passassem de silos para uma cultura colaborativa, resultando em uma equipe mais rápida, enxuta e melhor como um todo."

O CTO Dave Fletcher adiciona: "A gente está muito feliz com o resultado da migração de contas Atlassian individuais, no local e na nuvem para um serviço de nuvem corporativo e gerenciado que acelera o provisionamento, melhora a colaboração e, por fim, apoia a transformação em uma empresa ágil. O resultado é uma gestão de projetos aprimorada, melhor colaboração e mais transparência em projetos em todo o estado de Utah."

Utah pode ser um dos primeiros governos estaduais a migrar por completo para o Atlassian Cloud. E, com certeza, não vai ser o último. Embora as migrações sejam projetos complicados, Utah demonstrou que, com uma abordagem iterativa e estratégica, entusiastas empolgados, uma equipe dedicada e suporte colaborativo, os resultados valem a pena. "A mudança sempre parece mais assustadora antes de começar", disse Diana Castiblanco, representante do Trello Enterprise. "Dê um passo de cada vez e saiba que a Atlassian está aqui para ajudar." Esse conselho caiu bem para Utah, que espera ser um ótimo exemplo para outros estados que também querem se modernizar em benefício dos funcionários, cidadãos e comunidade.