Как правительство штата Юта полностью вывело ПО Atlassian из центров обработки данных на несколько лет раньше запланированного срока и выполнило миграцию в облако

Взгляд в будущее

Когда администрация губернатора штата Юта запустила стратегический проект по выявлению самых острых проблем различных ведомств штата, было выделено несколько ключевых сложностей, связанных с цифровым преобразованием. Среди них — невозможность качественной защиты доступа к файлам при удаленной работе, отставания от графика разработки из-за разобщенности команд и разрозненной инфраструктуры, а также значительные затраты ресурсов на обслуживание и обновление серверных систем. Миграция в облако не только решила эти проблемы, но и помогла оптимизировать деятельность команд по всему штату. «Понимая свою социальную ответственность, сотрудники в правительстве штата Юта без промедления приступили к изменениям, — отмечает консультант по Atlassian Enterprise Элиза Авилес-Бодуан. — Они не испугались перемен, но, напротив, увидели в них долгожданную возможность действительно по-новому взглянуть на вещи и с помощью модернизации открыть для себя новые горизонты. Это придало командам сил работать эффективно, выдерживая сжатые сроки».

Бывший главный технический архитектор Подразделения технологических услуг (DTS) Департамента правительственных операций Корона Нгатуваи вспоминает, что освоение миграции в облако также открыло путь к модернизации процессов и инструментов, которая позволила ускорить поставку, оптимизировать бюджеты и воспользоваться преимуществами облака. Вот что он говорит: «Мы в штате Юта меняем и структуру, и инструменты, чтобы наше видение — стать agile-организацией и давать нашим гражданам максимум пользы при меньших затратах ресурсов — стало реальностью».

Несколько команд в правительстве штата уже работали с такими инструментами Atlassian, как Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence и Atlassian Access. Особенно популярным стало решение Trello — интуитивно понятный инструмент управления проектами, который может быстро освоить любой пользователь. В скором времени решение само собой распространилось среди сотрудников, которые начали настраивать собственные экземпляры, неосознанно поставив под угрозу безопасность. К счастью, с помощью Atlassian Access ИТ-специалистам удалось решить эти проблемы и донести до руководителей необходимость создания централизованной и безопасной облачной экосистемы. «Мы долго говорили об узких местах и рассуждали, как было бы здорово, если удалось бы их устранить, — вспоминает Корона. — Это помогло сместить акцент на стратегические преимущества, вместо того чтобы рассматривать только вопрос стоимости».

В ходе подготовки плана миграции в облако для представления руководству Корона и команда DTS вместе с консультантом по Atlassian Enterprise Элизой Авилес-Бодуан разработали стратегию поэтапной миграции, которая учитывала готовность каждого ведомства, их бюджеты и сроки продления лицензий. Такой поэтапный подход благосклонно восприняли и пользователи, и заинтересованные стороны. «Мы поняли, что если внедрять изменения понемногу, то людям будет легче привыкнуть к ним и перестроить свою культуру, а значит, нововведения приживутся на долгие годы, — говорит Корона. — Одна из наших целей в правительстве — максимальная прозрачность процессов. Показывая людям, чем мы занимаемся и как решаем свои задачи, мы выходим на новые уровни доверия в отношениях со своими избирателями и партнерами».

После нескольких переговоров с ключевыми сторонами этого проекта команда DTS получила согласие на переход в Atlassian Cloud Enterprise и принялась разрабатывать план по воплощению видения ведомства в реальность.

Несколько центров обработки данных, одна поэтапная миграция, опережение графика на 2,5 года

Планируя миграцию для штата, команда DTS остановилась на гибридной модели облачной инфраструктуры. Правительственное ПО Atlassian было перенесено из центров обработки данных в однодоменную многооблачную сеть, при этом несколько систем в порядке исключения было решено оставить на серверах в небольшом государственном ЦОД.

Первым перенос своих инструментов Atlassian в облако начал Департамент социального обеспечения, затем его примеру последовали и другие ведомства. В качестве инструментальной поддержки специалисты DTS взяли Jira Software Migration Assistant и Confluence Migration Assistant, а управлять процессом помогали менеджер по миграции в облако и инженер по поддержке миграции в облако Atlassian. После юридической экспертизы и проверки безопасности команда провела аудит приложений Atlassian Marketplace каждого ведомства, определив особенности их использования, требования и совместимость. Исходя из этих данных стало понятно, какие приложения можно перенести в облако, а какие нуждаются в модификации или переработке архитектуры.

После всех проверок, аудитов и сопоставлений правительство штата постепенно перевело свои учреждения на Atlassian Cloud Enterprise. Корона поддерживал данное решение, и его действия сыграли ключевую роль в этом многоэтапном процессе. Благодаря его руководству, а также поддержке со стороны сотен коллег по всему штату облачные технологии были успешно внедрены в Юте к июню 2022 года.

В дальнейшем Корона продолжил организовывать ежемесячные встречи с менеджером поддержки клиентов Atlassian Николь Энрикес. Это было нужно, чтобы анализировать показатели использования основных продуктов Atlassian в штате и выявлять ключевые функции, которые применялись недостаточно часто. Используя эти данные, Николь и ее коллеги из Atlassian разработали стратегический план, чтобы помочь штату извлечь максимальную пользу из платформы и обеспечить подотчетность всех сторон для достижения целей организации.

Повышение эффективности и результативности в облаке

Сегодня штат Юта обслуживает избирателей с помощью интегрированной экосистемы инструментов Atlassian Cloud Enterprise. Решение Jira Software используется для непрерывной интеграции и непрерывной поставки (CI/CD), Bitbucket — для безопасного хранения кода, Trello — для управления нетехническими проектами, Confluence — для упорядочивания знаний, а Atlassian Access — для системы единого входа и управления учетными данными на корпоративном уровне.

Данный комплект инструментов помог командам по всему штату изменить подход к работе. «Я технический директор, поэтому мне приятно видеть, как компания DTS переходит к более последовательному управлению проектами, — говорит Дейв Флетчер. — Такой подход согласуется со стремлением нашего директора по ИТ внедрить в организации методы agile-разработки SAFe. До Jira у нас было как минимум 14 различных систем управления проектами. С переходом на Jira Cloud у DTS расширятся возможности по созданию пользователей, и мы ожидаем, что в будущем это принесет дополнительные преимущества».

Улучшения дали наибольший эффект в сфере разработки ПО. Так, ИТ-команды в учреждениях штата Юта получили возможность внедрить DevSecOps благодаря ранней интеграции систем безопасности и частому использованию инструментов Atlassian для сотрудничества и разработки. Бытует мнение, что расширение участия службы безопасности в работе увеличивает сроки поставки, однако в Юте все оказалось наоборот.

«Вопросы безопасности всегда решались после того, как наши команды разработчиков были готовы к развертыванию. Однако проблемы приводили к задержкам при развертывании, поэтому нам пришлось изменить подход. Мы перестали воспринимать безопасность как барьер на пути к внедрению и начали приглашать специалистов к участию как можно раньше и чаще, чтобы преодолеть препятствия задолго до внедрения, — поясняет Корона. — Раньше ИТ-отдел и служба безопасности работали раздельно. Миграция в облако позволила специалистам по безопасности войти в состав команды разработчиков и вносить свой вклад на всех этапах, от разработки до тестирования и развертывания».

Ко всему прочему, миграция на Atlassian Cloud Enterprise позволила штату значительно ускорить процесс, в рамках которого ИТ-отдел может безопасно внедрять изменения. «Ранее анализ изменений занимал около двух недель, поскольку мы хотели четко понять, что мы меняем и каковы будут последствия. Разработчиков это очень расстраивало, — говорит Корона. — Благодаря новым инструментам Atlassian для разработки ПО мы выполняем развертывание быстрее чем за 24 часа, а иногда это занимает считаные минуты».

Кроме того, с доступом в облако можно привлечь к управлению изменениями больше сотрудников. «На тот момент у нас уже были еженедельные совещания по управлению изменениями, которые мы проводили по телефону. Мы подумали, что было бы здорово воспользоваться видеосвязью, чтобы иметь возможность организовывать презентации, а также делиться записью встречи с теми, кто не смог в ней поучаствовать», — говорит Корона. Команда распространила этот подход на процессы и встречи по всему штату. Это поспособствовало удаленной и совместной работе на всех уровнях, а также позволило существенно улучшить положение нынешних участников команды и создать привлекательные преимущества для новичков.

Достижение, которое бывает лишь раз за пребывание в должности

В эпоху беспрецедентных государственных преобразований внедрение инструментов Atlassian Cloud Enterprise помогло штату Юта менее чем за три года перейти от устаревших технологий и процессов к современным возможностям. Команды используют эти agile-решения для совместной работы, чтобы быстрее и проще, чем когда-либо, создавать, тестировать, выпускать и поддерживать продукты, обеспечивая непрерывную разработку и развертывание новых приложений и сервисов.

«Мы завершили 100-процентную миграцию данных в облако. С ИТ-специалистами такое случается один раз за время пребывания в должности, — говорит Корона. — Миграция в облако открыла нам путь к модернизации среды разработки. Благодаря внедрению Jira Software и Confluence Cloud разработчики преодолели разрозненность и стали развивать культуру сотрудничества. Теперь команда работает быстрее, рациональнее и эффективнее».

Технический директор Дейв Флетчер добавляет: «Мы очень довольны результатом переноса отдельных, локальных и облачных аккаунтов Atlassian в управляемый корпоративный облачный сервис, который ускоряет создание пользователей, помогает повысить эффективность сотрудничества и в конечном итоге способствует гибкой работе на корпоративном уровне. Теперь мы эффективнее осуществляем управление проектами и работаем сообща. Кроме того, нам удалось повысить прозрачность проектов по всему штату Юта».

Возможно, правительство штата Юта стало одним из первых государственных органов, полностью перешедших на Atlassian Cloud, но оно точно не будет последним. Миграция — это серьезный шаг, но штат Юта показал: при поддержке итеративного и стратегического подходов, активных сторонников и преданной команды, а также при должном сотрудничестве можно добиться впечатляющих результатов. «Перемены всегда пугают, пока вы не начали работу, — говорит Диана Кастибланко, консультант Trello Enterprise. — Действуйте размеренно и знайте, что компания Atlassian всегда готова оказать поддержку». Эти советы и рекомендации пригодились штату Юта, и местное правительство надеется стать достойным примером для других штатов, которые также хотят провести модернизацию в интересах сотрудников, избирателей и сообществ.