Jak stan Utah opuścił wszystkie centra danych Atlassian lata przed terminem i migrował do chmury

Wizja przyszłości

Kiedy biuro gubernatora Utah uruchomiło strategiczny projekt w celu odkrycia głównych problemów różnych agencji stanowych, udało się wskazać kilka kluczowych wyzwań związanych z transformacją cyfrową: brak możliwości bezpiecznego dostępu do plików podczas pracy zdalnej, opóźnienia z powodu separacji zespołów i infrastruktury oraz znaczne zasoby potrzebne do utrzymania i aktualizacji systemów serwerowych. Migracja do chmury była okazją do rozwiązania tych problemów i pomocy zespołom z całego stanu w optymalizacji ich działalności. „Jako niezbędna struktura stan Utah dążył do zmian” — mówi Elisa Aviles-Bodoin, rzeczniczka Atlassian Enterprise. „Nie unikali wyzwania i postrzegali je jako okazję, aby wdrożyć oczekiwane zmiany i wprowadzić praktyki modernizacyjne w nową erę. To zapewniło ich zespołom efektywność w przyspieszonym tempie”.

Corona Ngatuvai, były główny architekt techniczny wydziału DTS w departamencie operacji rządowych w Utah, przypomina, że analizowanie migracji do chmury otworzyło również drzwi do modernizacji procesów i narzędzi w celu szybszej realizacji zadań, optymalizacji budżetów i korzystania z zalet chmury. „W stanie Utah zmieniamy strukturę pracy i używane narzędzia, aby wdrożyć naszą wizję zwinniejszej organizacji i zapewnić obywatelom maksymalną wydajność przy mniejszej liczbie zasobów” — mówi.

Kilka zespołów w całym rządzie stanowym już korzystało z narzędzi Atlassian, w tym Trello, Jira Software, Bitbucket, Confluence i Atlassian Access. Trello stało się szczególnie popularne jako intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami, którego każdy mógł się szybko nauczyć. Ponieważ rozprzestrzeniło się szybko i naturalnie, wielu pracowników stworzyło własne instancje, nieświadomie sprowadzając w ten sposób zagrożenie dla bezpieczeństwa. Na szczęście dział IT wyłapał te problemy za pomocą Atlassian Access i zgłosił potrzebę wprowadzenia bardziej scentralizowanego, bezpieczniejszego ekosystemu opartego na chmurze. „Porozmawialiśmy o problemach i o tym, jak by to wyglądało, gdybyśmy je rozwiązali” — wyjaśnia Corona. „Dzięki temu łatwiej było przeprowadzić bardziej strategiczną dyskusję, zamiast tylko zajmować się kosztami”.

Gdy Corona i zespół DTS opracowali plan migracji do chmury, który miał zostać przedstawiony kierownictwu, współpracowali z Elisą Aviles-Bodoin, rzeczniczką Atlassian Enterprise, aby opracować strategię migracji etapowej z uwzględnieniem gotowości każdej agencji, budżetu i harmonogramu odnowienia licencji. Takie stopniowe podejście pomogło również w przekonaniu użytkowników i interesariuszy. „Odkryliśmy, że jeśli wprowadzamy zmiany w mniejszych odstępach, ludziom łatwiej będzie je zaakceptować i zmienić swoje nastawienie do długoterminowego wdrożenia” — tłumaczy Corona. „Jednym z naszych celów w rządzie jest zachowanie jak największej przejrzystości. Pozwalając ludziom zobaczyć, co i jak robimy, osiągnęliśmy nowy poziom zaufania między obywatelami a naszymi partnerami”.

Po kilku rozmowach z kluczowymi interesariuszami w stanie Utah zespół DTS uzyskał zgodę na migrację do Atlassian Cloud Enterprise i ponownie skoncentrował się na opracowaniu planu urzeczywistnienia wizji stanu.

Wiele centrów danych, jedna iteracyjna migracja, 2,5 roku przed terminem

Ponieważ wydział DTS zaplanował migrację stanu, zdecydowano się na wykorzystanie infrastruktury chmurowej w modelu hybrydowym, migrując stanowe oprogramowanie Atlassian z centrów danych do sieci wielochmurowej z obsługą jednej domeny, zachowując kilka specjalnych wyjątków na serwerach w mniejszym, stanowym centrum danych.

Wydział opieki społecznej jako pierwszy rozpoczął migrację swoich narzędzi Atlassian do chmury, a w jego ślady poszły inne agencje. Wydział DTS wykorzystał rozwiązania Jira Software Migration Assistant, Confluence Migration Assistant, Cloud Migration Manager i Atlassian Cloud Migration Support Engineer, aby pomóc w procesie. Po przeglądzie prawnym i przeglądzie zabezpieczeń zespół przeanalizował aplikacje Atlassian Marketplace każdej agencji stanowej, aby ustalić, które z nich powinny zostać przeniesione do chmury na podstawie użycia, wymagań i kompatybilności, a także które z nich wymagałyby zmodyfikowania lub przeprojektowania.

Po zakończeniu wszystkich przeglądów, audytów i mapowania organy administracji stanowej dokonały stopniowej migracji systemów używanych przez poszczególne agencje do Atlassian Cloud Enterprise. Corona jako lider odegrał kluczową rolę w tym etapowym procesie. Dzięki jego zdolnościom przywódczym i przy współpracy setek współpracowników z całego stanu Utah wdrożenie chmury zostało pomyślnie ukończone w czerwcu 2022 r.

Następnie Corona co miesiąc spotykał się z Nicole Enriquez, menedżerem ds. sukcesu klienta Atlassian, aby wspólnie analizować wskaźniki użycia podstawowych produktów Atlassian w całym stanie i identyfikować kluczowe funkcje, które są niedostatecznie wykorzystywane. Na podstawie tych danych Nicole i jej współpracownicy z Atlassian opracowali strategiczny plan sukcesu, aby pomóc organom administracji stanowej zmaksymalizować wartość czerpaną z platformy i zapewnić, że wszystkie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań, doprowadzając do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Optymalizacja wydajności i skuteczności dzięki chmurze

Obecnie stan Utah korzysta z całego zintegrowanego ekosystemu narzędzi Atlassian Cloud Enterprise, aby służyć swoim mieszkańcom: Jira Software na potrzeby ciągłej integracji i ciągłego dostarczania (CI/CD), Bitbucket w celu bezpiecznego przechowywania kodu, Trello do nietechnicznego zarządzania projektami, Confluence do zarządzania wiedzą oraz Atlassian Access do obsługi logowania jednokrotnego i zarządzania tożsamością.

Narzędzia te pomogły zespołom w całym stanie zmienić sposób, w jaki działają. Dave Fletcher, dyrektor ds. technologii, mówi: „Jako dyrektor ds. technologii z przyjemnością obserwuję, jak nasz Departament Usług Technologicznych osiąga coraz większą spójność w zarządzaniu projektami. Doskonale wpisuje się to w kierunek obrany przez naszego dyrektora ds. informatycznych, jakim jest wdrażanie praktyk agile według schematu SAFe w całej organizacji. Zanim wprowadziliśmy Jira, używaliśmy co najmniej 14 różnych systemów do zarządzania projektami. Przejście na Jira Cloud zapewnia departamentowi lepsze możliwości dostarczania danych, co z pewnością zaowocuje kolejnymi korzyściami w przyszłości”.

Korzyści te są chyba najbardziej widoczne w obszarze tworzenia oprogramowania. Zespoły IT w agencjach stanu Utah otrzymały na przykład możliwość krzewienia kultury DevSecOps poprzez wczesną integrację zabezpieczeń i częste używanie narzędzi Atlassian do współpracy i rozwoju. Chociaż powszechnie uważa się, że zwiększenie udziału jednostek odpowiedzialnych za bezpieczeństwo wydłuża czas realizacji, organy administracji stan Utah przekonały się, że jest dokładnie na odwrót.

„Bezpieczeństwem zawsze zajmowaliśmy się dopiero wtedy, gdy nasze zespoły programistów były gotowe do przeprowadzenia wdrożenia. W razie problemów wdrożenie było opóźniane. Teraz inaczej patrzymy na bezpieczeństwo. Zamiast traktować je jako utrudnienie w procesie przyjmowania rozwiązania, zaczęliśmy konsultować się ze specjalistami od bezpieczeństwa na wczesnych etapach i z większą częstotliwością, aby ewentualne przeszkody usuwać na długo przed wdrożeniem” — wyjaśnia Corona. „Wcześniej dział IT i dział bezpieczeństwa funkcjonowały oddzielnie. Po migracji do chmury dział bezpieczeństwa jest częścią naszego zespołu programistycznego i bierze udział w każdej fazie — począwszy od rozwoju, przez testowanie, aż po wdrożenie”.

Migracja organów administracji stanowej do Atlassian Cloud Enterprise spowodowała również znaczne zwiększenie szybkości, z jaką dział IT może bezpiecznie wdrażać zmiany. „Nasz proces kontroli zmian trwał około dwóch tygodni, ponieważ chcieliśmy zrozumieć przedmiot zmian i ich wpływ. To było bardzo frustrujące dla naszych programistów” — mówi Corona. „Dzięki nowym narzędziom Atlassian do tworzenia oprogramowania wdrożenia nie trwają już tygodniami, ale mniej niż 24 godziny, a w niektórych przypadkach nawet kilka minut”.

Co więcej, dostęp do usług w chmurze pozwolił większej liczbie osób uczestniczyć w procesie zarządzania zmianami. „I tak robiliśmy już cotygodniowe spotkania dotyczące zarządzania zmianami przez telefon. Pomyśleliśmy: «A gdyby tak organizować je w formie wideokonferencji, żebyśmy widzieli, co dana osoba prezentuje, a później mogli udostępnić nagranie, jeśli ktoś nie był w stanie uczestniczyć?»” — mówi Corona. To samo podejście do procesów i spotkań zostało wprowadzone w całym stanie, ułatwiając pracę zdalną i współpracę na wszystkich poziomach. To z kolei przełożyło się na znaczącą poprawę jakości pracy dotychczasowych członków zespołu, a dla nowych pracowników było dodatkową, atrakcyjną zaletą.

Przełomowe osiągnięcie

W okresie bezprecedensowej transformacji podmiotów administracji publicznej wdrożenie narzędzi Atlassian Cloud Enterprise pomogło stanowi Utah przejść od starszych technologii i procesów do nowoczesnych rozwiązań w mniej niż trzy lata. Zespoły korzystają z narzędzi do tworzenia, testowania i wdrażania nowych aplikacji i usług oraz do szybszego i łatwiejszego udzielania pomocy technicznej, które umożliwiają współpracę i ciągły rozwój zgodnie z filozofią agile.

„Ukończyliśmy kompletną migrację danych do chmury. Dla pracowników IT jest to wyjątkowe wydarzenie” — mówi Corona. „Migracja do chmury otworzyła drzwi do modernizacji naszego środowiska programistycznego. Pozyskaliśmy nowoczesne narzędzia Jira Software i Confluence Cloud, które pozwalają naszym programistom odejść od silosów na rzecz kultury współpracy, co sprawia, że zespół jest ogólnie szybszy, bardziej wydajny i po prostu lepszy.

Dave Fletcher, dyrektor ds. technologii, dodaje: „Jesteśmy bardzo zadowoleni z przeniesienia indywidualnych, lokalnych i chmurowych kont Atlassian do zarządzanej usługi w chmurze dla firm i organizacji, która przyspiesza udostępnianie danych, poprawia współuczestnictwo i ogólnie pomaga nam w transformacji mającej na celu bycie przedsiębiorstwem agile. Rezultatem jest wydajniejsze zarządzanie projektami, lepsza współpraca i większa przejrzystość projektów w całym stanie Utah”.

Utah może być jednym z pierwszych rządów stanowych, które w pełni migrują do Atlassian Cloud, ale z pewnością nie będą ostatnimi. Chociaż migracje są znaczącymi przedsięwzięciami, Utah wykazało, że dzięki iteracyjnemu i strategicznemu podejściu, namiętni mistrzowie, oddany zespół, i wsparcie współpracy, wyniki są tego warte. „Zmiana zawsze wygląda przerażająco, zanim zaczniesz” — mówi Diana Castiblanco, Trello Enterprise Advocate. „Wystarczy robić wszystko krok po kroku i pamiętać, że Atlassian zawsze chętnie Ci pomoże”. Te rady i wskazówki dobrze służyły stanowi Utah. Władze mają nadzieję, że będą świetnym przykładem dla innych stanów, które również chcą się zmodernizować z korzyścią dla swoich pracowników, wyborców i społeczności.