Close
ThoughtWorks-Logo
ThoughtWorks + Atlassian

Bei unserer Suche nach einem Projektmanagementtool stellten wir fest, dass ein Großteil der Teams Trello für andere Projekte verwendete. Die allgemeine Ansicht dabei war, dass Trello die passende Lösung sei. Deshalb nutzten wir diese Gelegenheit, um die Verwendung des Tools bei ThoughtWorks zu formalisieren.

80% para 95%

de redução em mudanças emergenciais de março de 2019 a março de 2020

So hat ThoughtWorks die Remote-Zusammenarbeit und die Kommunikation mit Trello skaliert

Stelle dir einmal einen modernen Arbeitsplatz vor, bei dem Teams zur Selbstverwaltung ermutigt werden, und sich und ihre Projekte eigenständig verwalten und organisieren. Sie sind motiviert, durch ihre Integrität und Neugierde Bestleistungen abzuliefern. Außerdem haben Mitarbeitende die Möglichkeit, flexibel remote zu arbeiten.

Für über 7.000 Mitarbeiter bei ThoughtWorks ist dies kein Hirngespinst, sondern Realität.

"Als global verteiltes Unternehmen mit Kunden auf der ganzen Welt ist es für uns völlig normal, mit Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten, die sich nicht im selben Büro aufhalten. Autonomie und Vertrauen sind die Grundpfeiler unserer Kultur bei ThoughtWorks. Wenn also jemand remote arbeiten muss, vertrauen wir darauf, dass er oder sie Aufgaben ohne Anweisungen erledigen kann", erklärt Sumeet Moghe, Produktmanager bei ThoughtWorks.

ThoughtWorks ist ein internationales Softwareberatungsunternehmen mit Teams und Mitarbeitern in 14 Ländern, die in 43 Büros oder auch remote arbeiten. Das Unternehmen nutzt ein hybrides Arbeitsmodell, was Folgendes bedeutet: Seine Belegschaft ist verteilt und Teams arbeiten entweder mit Kunden an deren Standort oder remote zusammen, um innovative Softwareauslieferungslösungen, Services und Produkte zu entwickeln. Bei jedem Projekt und jeder Zusammenarbeit möchte das ThoughtWorks-Team dafür sorgen, dass Kunden die besten Mitarbeiter und Services zur Verfügung gestellt werden – und das unabhängig davon, wo die Mitarbeiter wohnen und arbeiten.

ThoughtWorks ist stolz auf seine Agilität und Anpassungsfähigkeit. Tatsächlich ist das Unternehmen der Erfinder des Konzepts Distributed Agile. Die agile Methode setzt sich aus diversen Bereitstellungsidealen und Prinzipien zusammen, mit denen Veränderungen umgesetzt und auf diese reagiert bzw. früher Wert geschöpft werden kann. Dies ist ein besonders wichtiger Vorteil für verteilte und dezentrale Teams, die auf Flexibilität und iterative Arbeitssitzungen setzen, um gemeinsam Großes zu vollbringen (schon allein deshalb, weil diese Teams sich weder am selben Ort noch in derselben Zeitzone befinden). Dank seiner soliden Leitprinzipien und grundlegenden Werte, Spitzentechnologien und adaptiven Prozesse konnte das Unternehmen ThoughtWorks seine Fähigkeit verbessern, während seiner 27 Jahre im Geschäft erfolgreich mit verteilten Teams zu arbeiten.

Allerdings wurde die Agilität des Unternehmens, ebenso wie die vieler anderer Unternehmen weltweit, im Jahr 2020 mit dem Auftreten von COVID-19 auf den Prüfstand gestellt.

Eines der 43 Büros von ThoughtWorks befindet sich im chinesischen Wuhan. Da ThoughtWorks in ganz China 1.800 Mitarbeiter und in Wuhan allein knapp 300 Mitarbeiter beschäftigt, mussten Führungskräfte schnell handeln, um die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitenden und Kunden sicherzustellen.

Die Entscheidungen und Prozesse, die in Wuhan umgesetzt und zur Schließung von Bürogebäuden und der Umstellung auf eine 100%ige Remote-Arbeit führten, wurden zum Playbook für das gesamte Unternehmen. Von China bis Chile und in jedem Homeoffice dazwischen gab es ein Tool für die digitale Zusammenarbeit, auf das sich ThoughtWorkers, wie sich die dortigen Mitarbeiter selbst bezeichnen, als ihren digitalen Arbeitsbereich verlassen konnten, nämlich Trello.

Wir haben Trello bisher nur für einfache Zwecke genutzt, so als ob man Karten oder Post-its an eine Wand heftet. Jetzt verwenden wir die zahlreichen Funktionen zu unserem Vorteil und bieten Benutzern vielfältigere Möglichkeiten im Umgang mit dem Tool."

Andy Yates
Head of Strategy von TechOps bei ThoughtWorks

Ein global verteiltes Unternehmen beschleunigt die Remote-Zusammenarbeit und -Kommunikation

ThoughtWorks ist ein großer Trello Enterprise-Kunde, und das Tool erlaubte dem Unternehmen, seine Workflows basierend auf den steigenden Anforderungen der Teams, Organisationen und externen Mitarbeitern zu skalieren und zu erweitern. Dies hat die Art und Weise verändert, wie das Unternehmen intern und mit Kunden zusammenarbeitet.

"Das globale Führungsteam hat eine Gruppe für Sonderprojekte zusammengestellt, die die Reaktionen des Unternehmens auf COVID-19 koordinieren sollte. Diese Gruppe, deren Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen und Regionen stammen, nutzte natürlich Trello, um ihre Aktivitäten aufeinander abzustimmen", erklärt Andy Yates, Head of Strategy von TechOps bei ThoughtWorks.

Am 21. Januar stellte ThoughtWorks Wuhan ein Notfallteam zusammen, das mit der Formulierung eines Plans beauftragt wurde, um ThoughtWorker und Kunden zu schützen. Am nächsten Tag beschlossen die Führungskräfte von ThoughtWorks China das Büro in Wuhan zu schließen, und einen Tag später verkündete die Regierung die Abriegelung der gesamten Stadt Wuhan.

Die Führungs- und Notfallteams verließen sich auf ihre verteilte agile Bereitstellung, um auf Remote-Arbeit umzustellen und inmitten ständiger Veränderungen fundierte Entscheidungen zu treffen. Trello wurde zur Koordinierung der vielen unterschiedlichen Komponenten verwendet, die mit der Reaktion des Unternehmens auf COVID-19 zu tun hatten. Das Unternehmen verlässt sich jetzt auf das digitale Tool für Zusammenarbeit, um seine Pläne vorzubereiten und zu koordinieren und Büros auf der ganzen Welt wieder unter Schutzvorkehrungen zu eröffnen.

Als das Unternehmen innerhalb kürzester Zeit auf 100%ige Remote-Arbeit umstellte, nutzte es Trello auf eine völlig neue Art und Weise. Bisher verwendeten ThoughtWorker Trello hauptsächlich für die Verwaltung ihrer eigenen Tasks und für das Management von internen und Kundenprojekten.

"Früher hatten wir unser eigenes Projektmanagementtool", erklärt Andy Yates. "Wir entschieden uns, dessen interne Entwicklung einzustellen, und haben auf der Suche nach einem Ersatz herausgefunden, dass ein Großteil der Teams Trello für andere Projekte verwendete. Die allgemeine Ansicht dabei war, dass Trello die passende Lösung sei. Deshalb nutzten wir diese Gelegenheit, um die Verwendung des Tools bei ThoughtWorks zu formalisieren."

Die Geschichte hinter der organischen Übernahme von Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit

Als Head of Strategy von TechOps ist es Andys Hauptaufgabe – und auch die seiner Teammitglieder wie Marina Rodrigues Moschetta, Produktinhaberin bei ThoughtWorks, und anderen Stakeholdern wie Sumeet Moghe – die Tool- und Technologienutzung im gesamten Unternehmen zu bewerten.

"Wir entdecken gerne Neues, deshalb sind unsere Leute immer auf der Suche nach dem nächsten großartigen Tool und neuen Möglichkeiten, zusammenzuarbeiten", so Andy.

Und was bedeutet das für den Geschäftsalltag? Es gibt Zeiten, da erhalten Andy und sein Team mindestens fünf Anfragen pro Tag mit der Bitte, die Toolnutzung und -optionen von Tausenden Mitarbeitern und Hunderten Kunden zu prüfen. Dieser Prozess zur Prüfung von Tools und Anbietern wird komplett in Trello verwaltet. Deshalb können Andy und sein Team die anderen Abteilungen des Unternehmens, die Teil des Prozesses sind (Rechts- und Finanzabteilung), koordinieren und mit diesen kommunizieren.

Egal, ob im Büro, von zu Hause aus oder vor Ort mit einem Kunden gearbeitet wird: Kontext und Informationen können über Trello geteilt werden."

Sumeet Moghe
Product Manager bei ThoughtWorks

Insgesamt verwendet ThoughtWorks standardmäßige Tools wie Trello, Zoom, Mural und Google Workspace, sodass alle eine gemeinsame Oberfläche für Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen können. Da Trello das Kernstück dieses Technologie-Portfolios ist, übernahmen ThoughtWorker das Tool ganz organisch für unterschiedliche Zwecke.

Mit einem Enterprise-Tarif haben sie die Möglichkeit, über Butler unbegrenzt viele Teams, Boards, Power-Ups und eine Automatisierung für native Tasks zu erstellen. Dank dieser robusten Funktionen können alle Benutzer Projekte starten und in Trello zusammenarbeiten. Trello-Boards lassen sich im Handumdrehen erstellen und Benutzer können mit ihnen jedes beliebige Projekt planen, weil ihre grundlegende Struktur schnelles Organisieren, Priorisieren und Handeln erlaubt. Die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Tools macht es für ThoughtWorker sogar noch einfacher, sich selbst zu organisieren und zu verwalten. Darüber hinaus bietet Trello Enterprise ein zentrales Dashboard, über das Admins Berechtigungen und Benutzer einfach und in Echtzeit verwalten können.

"Wir haben Trello bisher nur für einfache Zwecke genutzt, so als ob man Karten oder Post-its an eine Wand heftet. Jetzt verwenden wir die zahlreichen Funktionen zu unserem Vorteil und bieten Benutzern vielfältigere Möglichkeiten im Umgang mit dem Tool", erklärt Andy.

Normalerweise nutzen ThoughtWorker Trello für das Management von internen und Kundenprojekten.

Bei Präsenzmeetings zur Projektplanung, die entweder in einem ThoughtWorks-Büro oder in einem Büro am Kundenstandort stattfanden, wurden immer einige physische Karten an der Wand aufgehängt oder verschiedene Ideen auf einem Whiteboard notiert. Da das ThoughtWorks-Team diese Art des Brainstormings und der Zusammenarbeit bevorzugt, musste eine digitale Lösung her, als nicht mehr im Büro gearbeitet werden konnte.

Trello wurde zum digitalen Whiteboard und Arbeitsbereich, in dem Teams Projektpläne, Tasks und Zeitleisten abbilden und dann problemlos Besitzer zuweisen und zusätzlichen Kontext für alles bereitstellen können, was für die Erledigung der Arbeit erforderlich ist.

"Auch wenn wir irgendwann wieder ins Büro zurückkehren sollten, ist es unwahrscheinlich, dass wir wieder physische Boards verwenden werden. Vielen Leuten im Unternehmen ist bewusst geworden, wie nützlich und inklusiv die digitale Zusammenarbeit ist. Egal, ob im Büro, von zu Hause aus oder vor Ort mit einem Kunden gearbeitet wird: Kontext und Informationen können über Trello geteilt werden", erklärt Sumeet Moghe.

Sumeet leitete beispielsweise die Planung der ThoughtWorks-Veranstaltung Converge. Natürlich mussten die Pläne wegen COVID-19 angepasst werden und die Veranstaltung online stattfinden. Das Meeting-Tool für die Online-Veranstaltung war Zoom, und für die Planung fiel die Wahl auf Trello. Das Veranstaltungsboard wurde im Kanban-Stil mit Listen eingerichtet, damit der Fortschritt und der Abschluss von Aufgaben verfolgt werden konnte. Kanban ist eine Methode zur visuellen Darstellung von Aufgaben, zur Eingrenzung von laufenden Arbeiten und zur Maximierung der Effizienz. Mithilfe dieses Prozesses sollen der Flow und die Qualität der Arbeit kontinuierlich verbessert werden. Kanban ist ein Framework, das umfangreiche Anpassungen ermöglicht, während die Benutzeroberfläche und Funktionen von Trello es Teams gestatten, diese Flexibilität visuell darzustellen und sich leicht an Veränderungen anzupassen.

Trello-Veranstaltungsmanagement-Board von ThoughtWorks

Sie nutzten das Kalender-Power-Up, um deutlich zu machen, wann Tasks fällig waren. Mithilfe von Labels wurden die Task-Kategorien gekennzeichnet (etwa für Kommunikation, Redner oder Registrierung). Das Board diente dem Veranstaltungsteam als zentraler Knotenpunkt für die Koordination, Zusammenarbeit und Kommunikation aus der Ferne, um die virtuelle Veranstaltung ohne große Probleme zu organisieren. Vom Marketing bis zur Koordination der Redner gibt es bei der Planung einer Veranstaltung viele Details zu berücksichtigen, und Sumeet und sein Team befanden, dass Trello die intuitivste Möglichkeit bot, diese Herausforderungen zu bewältigen.

"Ich liebe die Flexibilität von Trello. Unabhängig vom Verwendungszweck ist die Lösung auf die Projekte oder Tasks anpassbar, an denen ich mit meinen Kollegen arbeite. Du entscheidest selbst, auf welches Abenteuer du dich einlassen möchtest", sagt Sumeet.

Plötzlich kam bei Trello alles zusammen. Das Team in Brasilien nutzt beispielsweise ein Trello-Board, um Geburtstage im Auge zu behalten, damit diese auch über größere Entfernungen hinweg gemeinsam gefeiert werden können."

Marina Rodrigues Moschetta
, Produktinhaberin bei ThoughtWorks

Förderung des Miteinanders mit Trello

Als alle Büros von ThoughtWorks geschlossen wurden, fanden Teams in allen Regionen schnell neue Möglichkeiten, um in Verbindung zu bleiben und auch online dieses typische Büro-Feeling zu simulieren. Die Belegschaft des Unternehmens war schon immer auf der ganzen Welt verstreut, aber wie stellt man neue Teammitglieder vor oder bringt Menschen in einer virtuellen Umgebung bei Kaffee oder Geburtstagskuchen zusammen?

ThoughtWorker taten sich zusammen, um eine eigene Lösung zu schaffen. Und wieder kam man auf Trello zurück.

"Plötzlich kam bei Trello alles zusammen. Das Team in Brasilien nutzt beispielsweise ein Trello-Board, um Geburtstage im Auge zu behalten, damit diese auch über größere Entfernungen hinweg gemeinsam gefeiert werden können", erklärt Marina Rodrigues Moschetta, Produktinhaberin bei ThoughtWorks.

ThoughtWorks nutzt Trello aber nicht nur für Geburtstage und Feierlichkeiten, sondern auch um Informationen über Ereignisse an seinen anderen Unternehmensstandorten auszutauschen. Dass die Boards für alle Mitarbeiter zugänglich sind, schafft Transparenz und Inklusivität.

Das Personal- und Personalbeschaffungsteam hat seine Prozesse ebenfalls erfolgreich auf einen digitalen Workflow in Trello umgestellt. Sogar als das Unternehmen Anfang 2020 damit begann, auf ein 100%iges Remote-Arbeitsmodell umzusteigen, stellte es immer noch neue Mitarbeiter ein und verwaltete den Prozess in Trello. Anstatt Startdaten hinauszuzögern, wurde der Onboarding-Prozess in Trello eingerichtet.

Das Onboarding-Board namens First Year Experience (FYE) wird verwendet, um neue Mitarbeiter zu begrüßen und ihnen Informationen und Kontext darüber zu vermitteln, wie die Arbeit bei ThoughtWorks aussieht, wer in ihrem Team ist und an welchen Projekten sie arbeiten werden. Das Board enthält mehrere Listen, die informativ und umsetzbar sind. Die Liste "Board Overview" (Board-Übersicht) enthält Informationen zur Verwendung des Boards, Erfahrungen von neuen Mitarbeitenden in den ersten Jahren sowie Ressourcen-Links. Die nächste Liste ist die "Week 1 Checklist" (Checkliste Woche 1). Diese wird verwendet, um neue Mitarbeitende einzuweisen und ihnen erste Aufgaben bei ThoughtWorks zuzuordnen. Jede Karte in der Liste ist eine Aufgabenliste, außerdem werden erweiterte Checklisten ("Advanced Checklists") verwendet, um detaillierte Informationen zu jeder Task bereitzustellen. Daneben gibt es die Listen "Ongoing Activities" (Laufende Aktivitäten) und "Goals" (Ziele). Diese Listen werden im ersten Jahr der neuen Mitarbeiter regelmäßig verwendet und aktualisiert und die Karten nach ihrer Erledigung in die Liste "Done" (Erledigt) verschoben.

Trello-Onboarding-Board von ThoughtWorks

ThoughtWorker kümmern sich nicht nur um ihre Kernaufgaben und Projekte, sondern arbeiten auch mit anderen Teammitgliedern in verschiedenen Regionen an internen Projekten. Sie nutzten Trello, um je nach ihren Interessen und Vorlieben gemeinsam an diesen internen Projekten zu arbeiten. Als immer mehr Mitarbeiter remote arbeiteten, wurde das Tool häufiger verwendet, weil es eine intuitive Struktur für die virtuelle Zusammenarbeit und Kommunikation bot.

"Wir möchten es unseren Mitarbeitern möglichst einfach machen, das Richtige zu tun. Mit Trello können wir eine Struktur für Zusammenarbeit bereitstellen, die nicht starr ist. Sie lässt sich an sämtliche Prozesse, Projekte oder Teams anpassen", so Andy.

Die Zukunft der Zusammenarbeit im Unternehmen

Auch wenn das ThoughtWorks-Team weiterhin ein hybrides Arbeitsmodell verwendet, während die Büros unter Berücksichtigung von Schutzmaßnahmen wieder öffnen, geht es davon aus, dass Mitarbeiter auch weiterhin hauptsächlich mithilfe von digitalen Tools zusammenarbeiten, Neues schaffen und kommunizieren werden.

Wenn Teams die nötige Unterstützung, die Tools und das Vertrauen auf ihrer Seite haben, um sich selbst zu verwalten und zu organisieren, können sie Großes bewirken. Obwohl ThoughtWorks seit über zwei Jahrzehnten an der Verbesserung seiner Remote-Arbeitsprozesse arbeitet, entdeckte das Unternehmen neue und innovative Möglichkeiten zur Nutzung von digitalen Kollaborationstools. Diese werden nun verwendet, um weiterhin zusammenzuarbeiten, Kunden zu betreuen und das Miteinander zu fördern.

Unabhängig davon, ob Teams ins Büro zurückkehren oder zu Hause bleiben, wird Trello für ThoughtWorker auf der ganzen Welt weiterhin als digitaler Arbeitsbereich fungieren.

Nächster Anwenderbericht
Logo von PTC
PTC

Von der Idee zur (erweiterten) Realität: Wie PTC mit Trello die IKEA Place-App entwickelte

Wage den nächsten Schritt

Skaliere den digitalen Arbeitsbereich deines Teams

Wage den nächsten Schritt
Trello-Logo

Trello Enterprise Advocate kontaktieren

Schaffe in deinem Unternehmen mit Trello Enterprise völlig neue Formen der Zusammenarbeit. Sprich noch heute mit unserem Team und erhalte eine personalisierte Trello Enterprise-Tour.

Mehr erfahren